Todas las empresas quieren disponer de una Zona Compartida dónde colocar documentos e información para sus clientes y colaboradores.
En base a esta necesidad lanzamos los Metaenlaces en Marzo del 2022.
Ahora, con la experiencia acumulada del uso de esta nueva herramienta, lanzamos unas mejoras para agilizar la forma de utilizarla.
Las premisas de este desarrollo siempre han sido las siguientes:
- Facilidad de uso. Que cualquier empresa pueda disponer de una Zona Compartida en la web para sus clientes y que se pueda gestionar lo más fácilmente posible.
- Que no sean necesarias claves de acceso.
- Que funcione a la perfección en dispositivos móviles.
- No limitarnos a compartir solo documentos. Incorporar una serie de elementos generales como Formularios, Solicitud de firma de archivos, Citas, Videoconferencia, etc.
Un concepto rompedor pero que necesita evolucionar mejorando su facilidad de uso.
La acogida de los Metaenlaces fue bastante buena tras su lanzamiento.
Todo lo que signifique un avance en compartir información con los clientes y usuarios tiene un éxito asegurado. No en vano llevamos ya muchos años prestando servicio de archivos en la Nube a miles de usuarios.
Pero todo es mejorable. Al tratarse de un nuevo concepto, algunos usuarios encontraban cierta dificultad en entender la dinámica de compartición de la información.
Hay conceptos que tras una primera impresión resultaban algo complejos.
Por ejemplo. El sistema de Metaenlaces aporta un dinamismo completo. Si queremos compartir un Formulario con varios clientes tan solo debemos colocar ese formulario en las Zonas Compartidas de esos usuarios y enviar el Metaenlace. Hecho esto, cualquier elemento compartido como ese Formulario podrá ser igualmente gestionado de forma granular sobre el panel de la Zona Compartida de un usuario en concreto.
El sistema ha de dejar claro unos conceptos básicos:
- Hay unos elementos llamados Fichas. Estos son elementos son como bloques de Lego con diferentes funcionalidades como: Notas de Texto, Formularios, Citas para Videoconferencia, Solicitud de Firma de documentos, Archivos para descargas, Solicitud de subida de Archivos, etc.
- Las Fichas pueden ser colocadas en la Zona Compartida de un usuario o de muchos usuarios la mismo tiempo.
- El sistema nos permite enviar los enlaces de acceso a esas Zonas Compartidas y estos enlaces los denominamos Metaenlaces (Porque van mucho más allá de los enlaces que se comparten el cualquier otra plataforma).
- Podemos controlar los envíos realizados y las lecturas por parte de los usuarios.
- Se dispone de un panel de eventos que igualmente nos facilita saber las acciones realizadas por los usuarios en sus Zonas Compartidas. Cuando un usuario nos responde con un mensaje sobre una ficha compartida o cuando un usuario ha descargado archivos, o los ha subido al sistema o ha rellenado un formulario.
Para que estos conceptos se interpreten más fácilmente hemos rediseñado las ventanas de gestión de los Metaenlaces.
Rediseñando la gestión de los enlaces para una mejor dinámica al compartir.
Tras un rediseño enfocado a la Usabilidad se han transformado las ventanas de gestión de los Metaenlaces.
Ventana principal de los Metaenlaces
Ahora la Ventana Principal de los Metaenlaces se divide en tres áreas principales.
- Metaenlaces Enviados. De forma parecida al correo electrónico podemos visualizar los envíos realizados y si los usuarios han abierto el Metaenlace. Como podemos apreciar, este nuevo diseño está muy enfocado a la supervisión de las interacciones.
- Zona Compartida del usuario seleccionado. Se muestran las fichas compartidas con el usuario y se puede acceder se forma sencilla a la gestión de la zona.
- Eventos. Un listado de los eventos con los Metaenlaces.
Crear y enviar Metaenlace
Para el envío rápido de un Metaenlace es solo tres pasos.
Como vemos, en pocos clicks enviamos el Metaenlace a uno o varios usuarios.
Sin duda ofrece un forma de compartir muy dinámica y sencilla. Seleccionamos la ficha, los usuarios y enviamos. Por supuesto, posteriormente podremos editar la Zona Compartida de esos usuarios y comprobar la lectura e interacciones con el tipo de ficha compartida.
Gestión individual de las Zonas Compartidas de los usuarios
Se ha simplificado esta ventana para ofrecer las opciones más comunes.
Búsqueda y control de las fichas compartidas
También se han simplificado las funcionalidades y la búsqueda de las fichas en esta zona.
Estas mejoras y muchas más están disponibles en la versión publicada en en la zona de descargas de la web de Dataprius.
De primeras lo veo muuuuy mejorado… mucho mas comprensible por si solo y se ve todo mucho más claro.
Muy bien el hecho de que salga todo el registro ordenado de mas reciente a más antiguo directamente y que ya si quieres accedas a la zona compartida de cada usuario…
No se si tenéis más opiniones de momento, pero mi impresión es que está muy mejorado.
Seguiré probando y si veo cositas os digo, pero de primeras, muy muy buena impresión sobre la mejora.
El concepto una vez que se entiende está claro. Cada cliente tiene su zona compartida, como un muro de facebook, pero privado, una comunicación entre empresa y cliente y un sitio común donde el cliente pueda ver lo que yo quiero que vea y el cliente me mande documentación.
Lo que veo que los metaenlaces es al fin y al cabo un correo normal, pero que una vez que accedes a la ficha, aparte puedes ver las demás, que sería el área privada.
No, no es un correo normal. Cuando envías un Metaenlace todos tus mensajes se acumulan en la zona compartida del usuario. Es una bitácora o historial de las comunicaciones con el cliente. Por ejemplo. En una empresa se envían varios emails o información a un cliente, probablemente varios empleados. Con los Metaenlaces todo queda unificado en un lugar, no hay que pregunta ni buscar entre los correos enviados de los distintos empleados, la información queda centralizada en esa web del cliente y todos podemos ver de un vistazo qué hemos compartido y cuales han sido las respuestas o acciones de ese cliente. Hay muchas diferencias y ventajas, si envías una cita o una videconferencia se mandan recordatorios, si envías archivos con correo normal tendrás que reenviar cada vez que el cliente los requiera, aquí en su zona permanecen los archivos y la información compartida.
Gracias por comentar.
Interesante concepto. Es un muro privado de facebook para empresas / clientes entonces. ¿no?
Si Miguel, es algo parecido. Es una buena forma de captar la idea. Existe una demanda enorme de compartir en la web y de forma privada información con los clientes. Podemos decir también que cuando se mantienen zonas compartidas con los clientes mediante Metaenlaces es como tener expedientes web de lo compartido.
Gracias por comentar.