La tendencia a buscar en lugar de organizar archivos en carpetas

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Utilizar la búsqueda sin organizar archivos y carpetas para gestionar los documentos. Esta es una fuerte tendencia que se viene detectando desde hace ya unos años.

El futuro de la carpetas organizadas como medio para encontrar y gestionar los archivos se puede cuestionar seriamente.

Por el momento esta tendencia es mucho más acentuada en aquellas generaciones que desde edades tempranas han venido usando dispositivos móviles. En este colectivo, no se utiliza el sistema de carpetas tal y como lo hacemos en nuestro ordenador, las búsquedas son lo más común.

Cuando hay cierta costumbre de hacerlo con dispositivos móviles se termina haciendo lo mismo en cualquier dispositivo. No conviene prejuzgar si esto es más organizado o eficiente, como veremos a continuación.

A tenor de publicaciones de prestigio, el tema ha adquirido cierta relevancia y comprobamos como hasta la revista The Verge publicaba el pasado mes de Septiembre un artículo al respecto:

Como hemos adelantado, puede que incluso nos debamos cuestionar la forma de organizar los archivos y las carpetas.

¿Cómo se usan los archivos sin recurrir a las carpetas de siempre?

La respuesta es sencilla, usando el buscador de archivos presente en cualquier sistema en el que estemos trabajando.

La problemática es que mientras a los más veteranos esto nos parece un horror, una falta de organización, las nuevas generaciones lo consideran de lo más natural.

Media en este comportamiento otro factor que no hemos considerado y planteo la pregunta al lector ¿Está usted acostumbrado a escribir en los buscadores de los sistemas? Seguramente dirá que no, si usted tiene cierta edad.

Se trata de la confrontación de mentalidades.

Una mentalidad visual contra otra mentalidad operativa. Los más veteranos son reticentes a escribir. Los usuarios más antiguos prefieren varios clicks en varios iconos a tener que escribir en el teclado.

¿Cuál es el método más eficiente?

Pues, por muy bien que se tengan organizadas las carpetas y los archivos resulta que la búsqueda suele ser en la mayoría de las ocasiones mucho más eficiente.

¡Toda una sorpresa para el que escribe este artículo!

Confieso que pensaba que una buena organización de carpetas era lo mejor. Pues no, ya está resultando que esas cosas que hace la gente más joven tiene mucho sentido.

Existen estudios sobre este tema y resulta que la solución optima es la búsqueda sobre una cierta organización de las carpetas.

Dejamos enlace de “Papers” de debate de diversas universidades tratando el tema: https://www.researchgate.net/publication/221516314_Don%27t_take_my_folders_away_Organizing_personal_information_to_get_things_done

La controversia y el planteamiento en serio del problema lleva muchos años en vigor.

Si se profundiza, se descubre que el sistema de carpetas y archivos que todos conocemos, lleva tantos años utilizándose como cuestionándose.

Sin tener que llegar al final de este artículo ya exponemos la solución.

Al final extraemos unas reglas básicas:

  • Organizar las carpetas en función de su uso y vigencia. Distinguiremos las carpetas de un determinado tema y de uso frecuente de las que seguramente ya no vamos a usar casi nunca.
  • Intentar no usar más de cuatro niveles de carpetas.
  • Si el sistema lo permite, agregar Tags a los archivos para mejorar su búsqueda.
  • Usar las búsquedas. Sabemos que estamos bien organizados cuando en la carpeta dónde reside el archivo están otros archivos relacionados directamente con este o bien todos son de la misma temática.

La organización de las carpetas preocupa y mucho en las empresas

He visto muchos criterios de organización de carpetas. Me atrevo a decir que muchos más que cualquier humano en la faz de la tierra. Con Dataprius haciendo sesiones remotas con cientos de empresas, cuando me encargaba directamente de asesorar a las grandes empresas.

Cuando se manejan miles de carpetas, encontrar los archivos es una cuestión fundamental.

Las empresas necesitan eficiencia, no solo para encontrarlos, también para dividir las carpetas en función de la actividad de cada departamento y la actividad de los diversos empleados. Se trata también de que mediante los permisos de acceso, cada uno entre en su área correspondiente.

He visto todo tipo de criterios organizativos. Algunos realmente inteligentes y creativos, prefiero no hablar de otros con hasta 10 niveles de carpetas que en la propia sesión remota ni el responsable los encontraba (al final recurríamos a la búsqueda).

Todas la empresas y además muchos usuarios de nuestro sistema, siempre han expresado su preocupación o han pedido consejos acerca de la forma de organizar las carpetas.

¿Qué criterios se venían recomendando hasta ahora?

Lo que habíamos recomendado de forma general hasta ahora son los dos primeros de la lista anterior:

  • Organizar las carpetas en función de su uso y vigencia. Distinguiremos las carpetas de un determinado tema y de uso frecuente de las que seguramente ya no vamos a usar casi nunca. A estas últimas las llamamos históricas.
  • No usar más de cuatro niveles de carpetas.

La verdad, es que hay que decir que hay gente y empresas muy organizadas. En estos casos, cuando todo el mundo sabe dónde están los documentos y la dinámica es fluida es mejor dejar todo como está. Existe un consenso y una dinámica de trabajo que ya es eficiente.

Tras documentarnos bastante y leer hasta Papers de IBM sobre el tema estamos seguros de que la máxima eficiencia se consigue buscando y aplicando las reglas básicas que describíamos anteriormente como reglas básicas.

Un ejemplo de organización de carpetas siguiendo estas reglas básicas.

Veamos unas capturas de pantalla de Dataprius dónde hemos montado un pequeño ejemplo. Para que todo el mundo lo comprenda, hemos creado una estructura de carpetas para organizar bodas.

Ejemplo de organización de carpetas en Dataprius

Distinguimos bien bodas en curso de bodas finalizadas. Un regla de oro. No mantener todo el repositorio con todos los documentos sin importar la finalización de las tareas. Siempre hay archivos vigentes, que se están actualizando y otros que ya forman parte del histórico de nuestra actividad.

Cuando se haya terminado con una boda, bastará con copiar su carpeta completa a la de Finalizadas. De esta forma tenemos muy claro que se hace actualmente, que proyectos están abiertos.

Dentro de cada carpeta del proyecto, en este caso una boda, hemos clasificado los archivos según se añade información al proyecto y criterios organizativos. Se trata de saber de un vistazo dónde “echar” los archivos que va produciendo el proyecto. Pueden existir mil criterios, pero lo que no conviene es complicar demasiado la estructura.

Recordar que tampoco nos interesa una super-organización. Carpetas para cada tarea o división del trabajo.

Podríamos haber construido otra estructura de carpetas para los Presupuestos pero no lo hacemos. No vamos a crear una carpeta para cada tipo de presupuesto: Catering, Rentacar, Flores, etc. Es mucho mejor tener esa especie de “cajón desastre” de presupuestos y que todos caigan en esa carpeta, se encuentran más rápido y con las prisas lo copiamos en su lugar sin tener que invertir demasiado tiempo en buscar a que carpeta corresponde.

¿Qué ocurre cuando hacemos un búsqueda?

La prueba de fuego de si nuestro sistema es eficiente y encontramos los documentos que nos interesan.

Buscamos por el nombre de uno de los contrayentes “Luisa” y ponemos la palabra “Catering” para encontrar resultados de presupuestos.

El primer documento que aparece es justo el que buscábamos. La carpeta nos indica que estamos en la boda de Alfredo y Luisa que está en curso. De un vistazo también tenemos todos los presupuestos de Catering que hemos pedido para otras bodas.

Ejemplo de búsqueda en Dataprius

¿Es el sistema de Carpetas y archivos la única forma de organizar los documentos? ¿Cuál es el futuro?

Pensemos cómo se organizaban los archivos antiguamente en formato de papel.

Existían, a groso modo, estos niveles:

  • Armario
  • Cajón
  • Carpetas A-Z
  • Documentos

Vemos que, anteriormente al mundo digital, no hacían falta más de cuatro niveles organizativos. Y es que el problema de la jerarquía de carpetas reside en montar demasiados niveles o estructuras demasiado complejas.

Nos atrevemos a lanzar unas predicciones:

  • En un futuro no se van a usar tantos niveles de carpetas y la gestión se complementará con las búsquedas activas en todo momento.
  • Los sistemas van a evolucionar para “enlazar” la información de forma que se pueda clasificar automáticamente y que las propias búsquedas atiendan a criterios semánticos, temporales, de uso de los archivos.
  • La inteligencia artificial también se incorporará a los sistemas para la organización automática de la información.

Hay un margen de mejora sustancial, el sistema de carpetas y archivos que todos conocemos puede tener los días contados.

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