Compartir achivos y carpetas con clientes, con colaboradores o entre el propio personal de la empresa, es uno de los principales motivos para adoptar un sistema de almacenamiento en la Nube.
Las formas de compartir los archivos en la Nube dependen del sistema que se utilice. Dataprius ofrece varias formas de aceso a los documentos, tanto para el personal de la empresa como para los usuarios externos.
- Compartir archivos con compañeros en el entorno de carpetas en cloud.
- Compartir archivos con clientes y colaboradores en la web del sistema dataprius.
- Compartir archivos directamente por email.
- Compartir carpetas mediante enlaces.
- Editar archivos de Excel y Word de forma compartida y concurrente.
- Usando la sincronización para compartir archivos y carpetas en cloud.
1. Compartir archivos con compañeros en el entorno de carpetas en cloud.
Con Dataprius, los miembros de la empresa acceden a las carpetas y archivos mediante la aplicación de escritorio.
Se trata de un entorno compartido porque existen carpetas sobre las que trabajan varios miembros del personal.
Los archivos y carpetas compartidos son definidos mediante un sencillo sistema de permisos. Si dos usuarios tienen permiso para acceder a una misma carpeta, entonces es una carpeta compartida.
Si un usuario no tiene permiso sobre una carpeta, simplemente no la verá, no sabrá que existe dentro del sistema.
La estructura completa de carpetas de una empresa en Dataprius, solo es visible en su totalidad por dos tipos de perfiles de usuario del sistema, un Administrador o un Usuario Técnico.
Cuando los miembros de la empresa acceden a carpetas que comparten, la empresa organiza la información y su acceso en función de la actividad que realizan. El aumento en eficiencia, control y seguridad es notable. Los documentos siempre están disponibles, la coordinación y el trabajo colaborativo es posible.
- Recordar que Dataprius es la única plataforma en Cloud que permite la edición directa de los archivos en la Nube, con cualquier aplicación, con cualquier tipo de fichero, basta hacer doble click para abrirlo y editarlo.
- Cuando se comparten carpetas y los archivos que contienen, se pueden hacer ediciones online y concurrentes de varios usuarios sobre archivos Word o Excel.
Ningún entorno de archivos en la Nube ofrece una dinámica de trabajo con carpetas compartidas al estilo de redes internas como Dataprius.
2. Compartir archivos con clientes y colaboradores en la web del sistema dataprius
Todas las cuentas Dataprius disponen de una web para acceder a los archivos de la empresa. Frecuentemente, a esto se le llama portal documental.
Muchas empresas colocan un enlace en su página web a esta zona de archivos.
Esto es una forma muy potente de compartir documentos.
No estamos compartiendo documentos sueltos. Estamos proporcionando acceso a un repositorio completo y estable que la empresa puede mantener con sus colaboradores y clientes.
Para compartir, tanto en la web, como en las aplicaciones móviles, normalmente:
Se da de alta al usuario, se definen las carpetas sobre las que tiene permisos, se envía un email de invitación. A partir de ese momento, esa persona puede acceder a sus carpetas.
3. Compartir archivos directamente por email
Dataprius dispone de envío de email seguro.
En lugar de archivos adjuntos, los ficheros del email son convertidos a enlaces. Compartir archivos mediante este tipo de enlaces en lugar de adjuntos tiene muchas ventajas:
4. Compartir carpetas mediante enlaces
Existen tres tipos de enlace a carpetas para compartir los archivos que contienen.
- Enlace a carpeta para usuarios Permitidos.
- Enlace a carpeta Público.
- Enlace a carpeta para Subida de archivos.
- Permitidos
Se trata de un enlace al que los usuarios registrados el sistema accederán mediante sus claves de acceso. Son los usuarios que tienen permiso de acceso a la carpeta, por eso se denomina «Permitidos». - Público
Se pueden compartir archivos de forma pública, cualquiera puede acceder. Esto se utiliza para facilitar el acceso a archivos generales que no requieren privacidad ni protección de datos. Estos enlaces pueden limitarse en al acceso por un código. Aquellas personas que conocen qle código lo introducirán y accederán al contenido. - Subida
Es un enlace que permite subir archivos a una carpeta en concreto.
5. Editar archivos de Excel y Word de forma compartida y concurrente.
Dataprius dispone de editores de Word ,Excel y Powerpoint.
Son editores online. Permiten la edición de archivos de office en el navegador. Otro tipo de edición diferente a la edición directa que proporciona la aplicación de escritorio Dataprius.
Pocas plataformas de almacenamiento en la nube permiten compartir y poder editar archivos de Office. Aparte de Dataprius tenemos Microsoft 365.
En Dataprius podemos compartir un archivo de Office y permitir su edición por parte de usuarios externos, los llamados «Usuarios web» del sistema.
Los usuarios pueden conetarse de foma concurrente y realizar una edición online, en tiempo real, de archivos de Word y Excel. Edición compartida y simultánea.
6. Usando la sincronización para compartir archivos y carpetas en cloud
La sincronización en Dataprius es opcional.
Dataprius es un sistema de almacenamiento y trabajo en cloud con archivos que no requiere disco virtual o sincronización.
Una forma de compartir archivos y carpetas con otros usuarios del sistema es la sincronización. Cuando uno o varios usuarios mantienen sincronizadas las mismas carpetas, están compartiendo contenidos que se van manteniendo actualizados a lo largo del tiempo.
Esta es la forma convencional de almacenamiento en la Nube de las plataformas más populares. La ventaja de Dataprius es que no depende de la sincronización. La mayoría de las empresas prefieren que sus archivos están accesibles mediante la aplicación y que no se dercarguen en los ordenadores de todos los usuarios.
La versión Free de Dataprius permite probar todas estas funcionalidades, Descargas Dataprius.