Sincronizar en la Nube y sus problemas

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sincronizar-problemasLa sincronización de archivos en Nube es muy popular pero plantea una serie de problemas, sobre todo en la empresa.

Hay un buen numero de sistemas basados en la sincronización y que son muy populares debido sus tremendas campañas de difusión y publicitarias. Han proliferado tanto, que incluso han modificado la mentalidad colectiva, haciendo pensar a todo el mundo que la única forma de utilizar los archivos en la Nube es mediante la sincronización. Los más conocidos y publicitados son Dropbox, Google Drive, Sugar Sync, etc.

Si lo que se quiere es compartir archivos con la familia, amigos y contactos con gran eficacia, sin control, sin privacidad y sin trabas, entonces la sincronización es ideal, funciona como las redes sociales, donde intentamos llegar al máximo de usuarios. De hecho, están más bien diseñados para esto. Su forma de operar, su razón de ser y hasta su financiación se rigen por los mismos parámetros que las redes sociales, llegar al máximo de usuarios e incitar a los demás a que hagan lo mismo.

Como todos nuestros clientes saben, nuestro sistema es una clara alternativa a los sincronizadores. No estoy hablando de grandes diferencias como el acceso por claves y el control de acceso a las carpetas mediante permisos, características imprescindibles en la empresa y que se ignoran en los sincronizadores, estamos hablando del modo en que nuestro sistema almacena y usa los archivos en la Nube.

Hemos escrito sobre este tema en varias ocasiones, pero esta vez mostraremos las RAZONES PARA NO SINCRONIZAR enumerando algunos de los principales e importantes motivos.

1) Sincronizar dispersa la información de la empresa.

Cuando se usa la sincronización con un Disco Virtual, ha de asumirse que los archivos colocados en esas carpetas  y la información en ellas será incontrolable. Si tenemos por ejemplo, una Pyme con con 20 trabajadores y cada uno de ellos tiene instalado el sincronizador en dos de sus ordenadores, pongamos que en el de la oficina y en el de casa (suelen ser más), el resultado será que ¡tendremos los archivos de la empresa copiados en  40 sitios diferentes!

dispersion-datosNo conozco ningún directivo, empresario o profesional feliz con la idea de que la información de trabajo se encuentre distribuida en tantos ordenadores, más bien es todo lo contrario. La información es un valor muy apreciado para cualquier profesional, empresa o institución, hay muchos casos en que la información es el máximo valor de la empresa.

Cuando la información se dispersa entre tantos ordenadores se pierde el control y no se sabe bien dónde puede acabar.

Los sincronizadores, en su mayoría Discos Virtuales están fundamentalmente pensados para compartir y son excelentes herramientas para compartir, también para compartir el caos y el desorden.

centralizarHace ya más de 20 años que la informática solucionó el problema de la dispersión de los datos con un modelo de éxito en el que se basan todos los sistemas de manejo de información en red, este modelo es la Centralización. Los datos han de mantenerse en un lugar central accesible solo por quien los necesita y evitando los duplicados. La sincronización no va a acabar con este modelo, todo lo contrario demuestra su validez y eficacia. Piense el lector lo importante que es, por ejemplo para un banco que todos los datos estén centralizados.

2) La sincronización provoca conflictos y el uso de archivos desactualizados.

Es fácil entender que si tenemos un montón de copias de un archivo distribuidas en muchos lugares, tarde o temprano alguien hará cambios en un archivo y no lo sincronizará, o aún peor, lo sincronizará y provocará un conflicto. Estaremos entonces ante la típica situación en que uno o varios usuarios reclaman que sus cambios en los archivos son las versiones válidas y actualizadas.

chaos-of-documentsEn estos casos los conflictos entre las personas que usan los archivos están garantizados, además habrá que perder una cantidad de tiempo muy valioso para rehacer el archivo considerando los cambios introducidos por varias personas. Los sincronizadores provocan continuamente conflictos de este tipo

3) Sincronizar provoca borrados accidentales y conflictivos.

Cuando se sincroniza, los usuarios son en parte “dueños del todo”, esto significa que pueden borrar carpetas y archivos que automáticamente serán eliminados en todos los ordenadores dónde se está sincronizando.

Estos borrados, no son más que el fruto de la desorganización y descentralización implícita a los sincronizadores. En una empresa, no se puede permitir que la estructura de carpetas pueda ser manipulada de esta forma sin cierto control y sin  responsabilidades.

La sincronización permite sin restricciones el borrado de los archivos y carpetas de la empresa. Estos borrados pueden provocar pérdidas importantes de información sobre todo a aquellos usuarios que habiendo cambiado archivos sin conexión, se conectan y comprueban como la estructura y los archivos son borrados sin más.

4) Sincronizar provoca accesos no deseados por personas no autorizadas.

Ha de tenerse en cuenta como de nuevo y debido a que la sincronización provoca la dispersión de los archivos de la empresa en un ilimitado número de ordenadores y dispositivos, es muy fácil que esos archivos sean accesibles por personas no autorizadas.

Al contrario que con la sincronización, mantener los archivos en un repositorio centralizado permite mantener un control en el acceso y el uso de esos recursos. Esto tienene fuertes repercusiones en el mantenimiento de la seguridad y privacidad de la información almacenada.

Mantener una sola puerta de acceso central, permite el control de dicho acceso en contra de tener un número incontrolado de accesos como en los sincronizadores.

5) Sincronizar consume mucho tiempo y provoca  lentitud en la conexión a Internet.

Cuando se maneja un volumen medianamente alto de archivos, la sincronización se convierte en un sistema ineficaz y pernicioso para el trabajo diario. Se pasa mucho tiempo esperando a que las carpetas queden sincronizadas cuando simplemente queremos acceder a un archivo de trabajo. Los sincronizadores no entienden y tendremos que esperar a que se descarguen aquellos archivos irrelevantes y pesados antes de poder trabajar con los que necesitamos.

Mientras se sincroniza nos damos cuenta de que nuestra conexión a Internet se ha ralentizado porque está dedicada a la sincronización, esto nos impone unas esperas que no son adecuadas para un  trabajo profesional y eficiente. Si se da el caso de que usamos un dispositivo como el portátil que además hace tiempo que no se sincroniza, entonces estas esperas para poder empezar a trabajar son inasumibles.

La solución a los problemas de los sincronizadores.

nube-acceso-documentosDataprius es una solución que evita los efectos negativos de la sincronización pero en este caso, queremos mostrar los puntos claves en que debe basarse cualquier sistema que evite todos estos problemas:

1) Centralizar la información en lugar de dispersarla.

2) Evitar conflictos con los archivos. Especialmente cuando se usan por varios usuarios

3) Evitar el acceso por personas no autorizadas.

4) Acceder de forma directa a todos los archivos permitidos por la empresa.

5) Trabajar de forma directa con los archivos en la Nube.

6) Garantizar que el archivo usado es verdaderamente la última versión.

En esta ocasión no entramos a valorar un tema tan importante como es el de la Privacidad y el cumplimiento de las Leyes de Protección de Datos. Un tema de candente actualidad e ignorado de forma sistemática por los sincronizadores y Discos Virtuales más extendidos.

La Unión Europea está en estos momentos trabajando seriamente sobre el tema. Hace unos días que un abogado perteneciente a un despacho de gran prestigio con el que colaboramos, nos confirmaba que las multas en España por la transmisión y uso de documentos sin cumplir las normativas están entre los 60.000 y 200.000€. Las principales denuncias, provienen de empresas que reciben información de otras empresas por compartición de carpetas sincronizadas, normalmente usando sistemas que como todos sabemos almacenan la información en los Estados Unidos y por tanto no cumplen las normativas.

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Un comentario en “Sincronizar en la Nube y sus problemas

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