Cuando surge la necesidad de compartir archivos en la Nube enseguida se piensa que la solución es registrarse en alguno de los conocidos discos virtuales como Dropbox o Drive. Son recomendados por todas partes y existen preinstalados en tu móvil o tablet.
Si eres un profesional o estás buscando la forma de compartir los archivos para tu empresa entonces deberías de pensar un poco. Simplemente considerar si todos los ficheros que manejas a diario son compartibles, es decir, si no habrá algunos sobre los que necesitas dar acceso a tus clientes o colaboradores y otros que son privados. Con un disco virtual puede que te la estés jugando y poniendo a disposición de los demás cosas que no deberías.
Compartir ficheros o carpetas no es sinónimo de publicar u otorgar.
A diario, veo horrorizado como en los Discos Virtuales la palabra “compartir” significa conceder absoluto control sobre los archivos a alguien.
Recibimos multitud de mensajes dónde se nos preguntan cosas que nunca pasan en nuestro sistema, como por ejemplo: evitar los conflictos de archivos, borrados no deseados, renombrado de carpetas o archivo, etc. El origen de estas cuestiones, que preocupan y mucho, no es otro que las malas costumbres impuestas por el uso de Discos Virtuales dónde compartir significa otorgar.
Las aplicaciones de consumo han provocado una mala interpretación de lo que significa compartir en la Nube. A estas alturas, tras años usando redes sociales y programas de almacenamiento de consumo, el significado de compartir ya es sinónimo de otorgar, regalar, permitir todo.
Lo peor del caso, es que ahora mismo, se entiende que compartir es conceder derechos a alguien para que use nuestros contenidos como le venga en gana e incluso que los manipule.
En un artículo de este Blog habíamos hablado sobre el miedo injustificado que produce la Nube a muchas empresas. El significado de la palabra compartir tiene buena parte de la culpa. No me extraña que para muchas empresas, el temor se deba al concepto tal y como se entiende, la razón es que se asume que cuando se comparten archivos, le das vía libre a cualquiera para hacer cualquier cosa con los ficheros.
Compartir no significa necesariamente “otorgar” o “dar via libre”. En muchos casos los accesos a los archivos de la Nube no deben permitir que se modifiquen.
Normalmente se comparte para que el otro visualice el archivo no para que lo modifique.
Un ejemplo simple, cuando envías una factura no es deseable que la otra parte modifique el archivo.
Cuando un particular o empresa comparte archivos, en el 99% de los casos lo que se quiere es dar un acceso para descargar o visualizar esos archivos. Normalmente no se trata de “permitir todo” a la persona con quien se comparte.
Los Discos Virtuales y su amplia difusión han pervertido el concepto de compartir, porque permiten a cualquiera “machacar” los archivos, borrarlos e incluso crear sus propias carpetas. Por ejemplo, si comparto el archivo “contrato.docx” entonces los demás podrán machacar ese archivo con sus propias versiones de “contrato.docx”, además producirá conflictos de archivo, todas las cosas típicas de esas aplicaciones.
Un sistema de almacenamiento en la Nube que cuide de los datos, facilita el control en la forma de compartir los contenidos.
Normalmente, se comparte para dar acceso a otras personas sin que, en ningún caso, estas puedan modificar esos archivos en el repositorio original. Si lo que se quiere es que esas personas puedan hacer modificaciones, entonces se trata de otro tipo de usuario con otros permisos, existen determinadas reglas de juego.
La empresa nunca debe otorgar el control permitiendo modificaciones de sus carpetas a nadie, excepto a su personal interno. Esto es de sentido común ¿Acaso tu banco te da absoluto control sobre tu cuenta corriente? Las empresas que usan Discos Virtuales para compartir documentación con sus clientes se arriesgan a perder la información original, a que el cliente desmonte la organización de los archivos y carpetas, además de que pueda borrar, subir y reemplazar los archivos por sus propias versiones.
Creo que hay que cambiar la palabra para que cambie el concepto, en lugar de compartir, mejor sería “Conceder Acceso” porque implica que hay ciertos criterios aplicados.
Existe una especie de obsesión por compartir, debido a que hoy en día la movilidad es fundamental en el uso de los archivos. Todos queremos tener nuestros archivos a mano desde cualquier sitio y además proporcionar acceso a quién sea necesario en cualquier momento. De esta necesidad, las aplicaciones de consumo han hecho su bandera, pero han construido su mundo en torno a la idea de que todo puede y debe compartirse sin reglas ni control.
Los discos virtuales son muy reticentes y dificultan el hecho de limitar las condiciones a la hora de compartir. Necesitan que un usuario comparta con varios y estos a su vez con otros muchos. A esto se le llama expandirse de forma exponencial, otros lo llaman de forma viral.
Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa
No debería ser tan difícil de entender, si hablamos de empresas y no de usuarios particulares para uso personal. En las empresas, hasta ahora, había (o hay todavía) un servidor y este permite que un administrador (no cualquiera) otorgue permisos de acceso o de modificación a los usuarios. Es así como debe funcionar un servicio de archivos en la nube, cualquier otro invento es algo muy peligroso.
Hola Juan Carlos,
De alguna manera y no sabemos bien por qué se asocia el almacenamiento en la nube con la sincronización. Hay aplicaciones muy útiles para sincronizar nuestros archivos personales como Dropbox y Drive, el problema es que se piensa que esa es la forma de compartir también los archivos en la empresa. Hay que considerar que en el terreno profesional hay muchos usuarios accediendo al mismo tiempo a los archivos y que además esos usuarios deben acceder a parcelas controladas por permisos.
Nadie en su sano juicio piensa que un banco pueda funcionar sincronizando los datos de los clientes en cada una de las sucursales y en cada ordenador de cada empleado, esto es similar.
El equilibrio entre compartir y restringir de forma segura los archivos.¿ Hay alguna forma de tener un resumen de qué se comparte y con quién?
Para dos o tres personas se controla bien, digo ya para mucha más gente.
En Dataprius se pueden comprobar los permisos desde el punto de vista de las carpetas o bien usando la visión de usuario. (http://guia.dataprius.com/visualizacion-por-usuarios.html) De esta forma rápida, señalando a la persona en cuestión podrás ver qué carpetas le son visibles.
Compartir documentos con los empleados, clientes y colaboradores sin perder el control de los mismos y de manera segura, es de gran importancia en la empresa. Dataprius es perfecto para esto, ya que se puede compartir por email seguro, por enlace o directamente dando acceso a la carpeta del cliente. Siempre manteniendo el control del documento compartido y por suspuesto su privacidad y seguridad. Los mejores en ese aspecto.
Gracias por resumir las características.
Saludos.
Me gustaría compartir mis fotos y vídeos con otras personas….