El uso de la nube en el sector de gestoría y asesoría.

La transformación digital en las gestorías y asesorías. Ventajas y facilidades del uso de la nube.

La finalidad de este artículo es explicar el uso diario de la nube en la empresa, en concreto en una Gestoría. En la actualidad existen numerosas dudas al respecto, y es fundamental para la supervivencia en el mercado, adaptarse a los cambios y evolucionar con el mundo.

Caso real. Yolanda nos cuenta cómo se usa Dataprius y los documentos en la Nube en su empresa.

La idea de escribir estas palabras surge a raíz de que un día al mes, viene a la gestoría un chico de la empresa de mantenimiento de equipos informáticos, y cuando vino la última vez, mientras realizaba sus tareas en mi ordenador, me comentaba que pocas empresas de las que visita, tenían tan buena organización como la nuestra, tanto a nivel de papel como digital. Entoces me comentaba que la semana anterior pasó una mañana completa recuperando archivos encriptados de una asesoría en la que un empleado descargó un fichero adjunto de un email que resultó ser un ransomware. ¡Una locura!, me decía.

Entonces pensé que si a su parecer nuestro sistema organizativo es bueno, debería compartirlo para que otras empresas del sector puedan seguir avanzando, ya que por poner un ejemplo, las comunicaciones con la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos, Organismos Autonómicos, DGT, etc. son ya telemáticas en su mayoría, lo que significa que cada trámite realizado, genera un documento PDF y ha de ser tratado con la misma importancia que se trata el documento en papel. Nos guste o no, esto es parte de la transformación digital. Estamos dentro.

Antes de explicar la estructura organizativa que seguimos, quiero hacer ver como funcionamos en el trabajo diario, aunque supongo que muchos de los lectores se sentirán identificados con algunas de las pautas.

En primer lugar al empezar la jornada como en todas las oficinas, se enciende el servidor y los equipos. Una vez encendidos, se inicia Outlook (sistema de correo electrónico con el que trabajamos), Dataprius (sistema de gestión documental, almacenamiento y trabajo en la nube) y Aplifisa (programa de contabilidad, impuestos, facturación, etc.).

Comprobamos en el correo que un nuevo cliente requiere de nuestro servicio para iniciar su actividad como persona física hoy mismo, además va a contratar un trabajador. Se prensenta su alta en el censo de empresarios (modelo 036) en la Sede Electrónica de la AEAT y se genera un documento PDF. Hay que darle de alta en RETA (régimen especial de trabajadores autónomos) en el sistema red de la seguridad social y se genera otro PDF. Se le asigna un CCC al empresario, se realiza el trámite de contratación y su respectiva alta en la seguridad social. Más documentos PDF. Y ahora lo importante es, ¿que hacemos con ellos?. Los guardamos en Dataprius.

El ejemplo es de un cliente nuevo para explicar claramente el funcionamiento organizativo que seguimos desde el inicio, ya que lo hacemos igual para toda la clientela.

PASO 1 – Lo añadimos a la hoja de control de clientes.

Es un documento excel donde están todos nuestros clientes con un número asignado. Con este excel se lleva el control de la documentación recibida, la documentación contabilizada y la que falta por contabilizar, los impuestos del trimestre presentados o no, etc. Está guardado en dataprius y podemos trabajarlo directamente en la nube.

Volviendo al ejemplo, añadimos en la tabla excel a nuestro nuevo cliente ‘ Pepito Pérez Pérez’, al cual imaginemos se le asigna el número 100.

PASO 2 – Lo creamos en Dataprius

Abrimos Dataprius, carpeta de clientes / Personas Físicas, (y como se hace en cualquier sistema windows, botón derecho del ratón – crear carpeta nueva) creamos una subcarpeta llamada ‘100 – Pepito Pérez Pérez’. Dentro de cada cliente, encontramos la siguiente estructura de carpetas:

– Documentación. Aquí guardamos los documentos personales como DNI, Pasaporte, etc. y en caso de las Sociedades guardamos también las escrituras.

– Fiscal: Al abrir encontramos las siguientes carpetas,

– Censal: aqui guardaremo el modelo 036 de alta censal de Pepito Pérez.

– Renta

– Modelos: 2018, 2017, 2016…

– Laboral: al abrir encontramos las siguientes carpetas,

1) Altas y bajas de trabajadores: aquí guardaremos el alta de JUANITO, el trabajador de Pepito Pérez.

2) Contratación: en esta subcarpeta guardaremos el contrato de trabajo.

3) Nóminas (siguiendo la misma estructura que para las subcarpetas de los modelos de los impuestos, es decir por años).

4) Recibo de Liquidación de Cotizaciones ( aqui también nombramos a las subcarpetas como años)

* Tanto para las nóminas como para los RLC utilizamos la nomenclatura de trámite + nombre + mes correspondiente Ej:JUANITOABRIL18.

**Las altas y bajas con formato trámite+nombre+fecha. Ej: ALTAJUANITO20180323

– Contable: haciendo de nuevo una carpeta para cada año, al abrirlas encontraremos las siguientes subcarpetas: 1) Facturas emitidas. 2) Facturas recibidas.

– Trámites tráfico (para gestiones con la DGT)

PASO 3 – creamos sus carpetas en papel.

La estructura en papel es la siguiente. Creamos una carpeta de color rojo con nombre ‘100 – Pepito Pérez Pérez’ donde se guarda la documentación pendiente de contabilizar y otra de color azul donde guardamos la documentación ya contabilizada y lista para archivar.

Todas las carpetas rojas van en un estante ordenadas numéricamente y todas las azules en otro. Creamos un A-Z con el nombre de ‘100 – Pepito Pérez Pérez’ donde se archiva la documentación del año en curso con la misma división que tenemos en dataprius (facturas emitidas, facturas recibidas, doc. fiscal, laboral, y archivo permanente) y una vez finaliza el año en curso, toda la documentación pasa a una caja de archivo definitivo con la misma nomenclatura y su año.

PASO 4 – lo damos de alta en el programa de contabilidad y gestión fiscal.

Una vez hecho todo ésto, procederíamos a abrir Outlook y enviar por email los justificantes de los trámites realizados a Pepito Pérez Pérez que como ya habremos guardado cada documento PDF en Dataprius (puesto que lo mejor es hacerlo al instante en cuanto se genera), solo debemos localizar cada uno en su carpeta y arrastrarlos hasta el correo electrónico para que se adjunten. Nos llevará un minuto de nuestro tiempo aproximadamente pero si nos lo queremos ahorrar, concedemos a nuestro cliente un permiso, para acceder exclusivamente a su carpeta ‘100 – Pepito Pérez Pérez’, y de ésta manera podrá acceder a sus documentos cuando lo desee. Esta opción la dejamos a elección del cliente puesto que cada uno lleva su ritmo en esto de la transformación digital, pero es verdad que el que lo prueba, se acostumbra rápido a la comodidad que supone.

PASO 5 – Copias de seguridad.

Al finalizar cada jornada de trabajo, la última persona que se va, realiza en el servidor, una copia de seguridad de Aplifisa, es decir, una copia de todo el trabajo realizado en contabilidad, en fiscal, en laboral, facturación, etc. Una vez realizada la copia, la subimos a la nube. Por otra parte Dataprius realiza semanalmente otra copia de seguridad o backup pero directamente en la nube. De esta manera, tenemos seguro el trabajo realizado hasta la fecha en caso de ocurrir cualquier catástrofe en la oficina que nos hiciese perder la documentación en papel, o si los equipos informáticos se infectasen por virus, o cualquier situación similar.

Hay que destacar la gran ventaja que supone el uso de la Nube en cualquier empresa. El hecho de poder compartir archivos y carpetas con los clientes y colaboradores sin tener que desplazarse es un gran avance, ponemos los documentos en su móvil directamente. Además el sistema dispone de características como envío seguro de emails. Todo esto sin olvidar que con ellos podemos cumplir con LOPD y el nuevo RGPD fácilmente.

La conclusión es, que si se tiene bien organizado el archivo tanto en papel como digital, combinado con una buena rutina de copias de seguridad, ganamos en eficacia y eficiencia en todos los aspectos, ya que se tardan segundos en localizar cada documento en la nube. Ahorras en tóner, en papel, en viajes para entregar y recoger documentación cada mes, etc.

Es muy importante, dedicar un tiempo a la elección del proveedor en la nube, ya que si éste no es adecuado para la empresa, puede resultar un inconveniente más que una ayuda. Por ejemplo en el caso de los más conocidos (Dropbox, Drive, etc.) suelen ser sincronizadores, lo cual es un peligro de utilizar en la empresa (a excepción de algunos casos concretos), puesto que si un virus infecta un equipo, sus archivos encriptados se sincronizarían con el resto de equipos, quedando finalmente todo encriptado tanto en la nube como en local. Por otra parte es de gran relevancia que el proveedor cloud cumpla con las normativas vigentes europeas de protección de datos. En nuestro caso, Dataprius nos envió un contrato de protección de datos firmado al contratar sus servicios.

Sin embargo imaginemos por un momento que todo esto es demasiado y mejor no hacer nada de ello. ¿Qué pasa con todos los documentos PDF que se generan hoy en día? ¿tardas mucho en encontrar un documento? ¿y tus empleados? ¿tenéis el escritorio del ordenador lleno de carpetas con distinta documentación? El mío está vacío. Porque ¿y si se rompe el equipo, se infecta con virus o si se produce un incendio en la oficina que quemase todo?. La documentación estaría a salvo.

La nube es muy sencilla de utilizar y aporta muchas ventajas en las empresas. Debe entenderse sola o con un mínimo de ayuda. Guías rápidas, vídeos cortos o simplemente probar la aplicación es suficiente para entender que aprender a trabajar en la nube no implica más de 5 o 10 minutos y aporta muchos beneficios no sólo a nivel económico.