Mi experiencia de gestión documental en la nube

El estrés es el principal enemigo de cualquier trabajador hoy en día. El no disponer de suficiente tiempo ni de recursos para atender a todas aquellas tareas que se desea para sacar un trabajo adelante, crea frustración y más hoy en día en donde los incesantes recortes hacen que las empresas prescindan de recursos humanos y exijan a los trabajadores mucho más rendimiento en su mismo horario de siempre.

Mi consejo ante este problema al que muchos nos enfrentamos diariamente en la oficina, no es otro que mantener la mente fría y seguir un orden, jerarquizando nuestras tareas en función de la urgencia, teniendo bien localizado tanto el lugar como la persona a la que acudir en el caso de necesitar información para poder llevarla a cabo y sobre todo respirando hondo y manteniendo la calma.

Cuando me enfrento a uno de esos estresantes días en los que pienso “¿por qué me habré levantado hoy?” uno de mis principales aliados es el orden, sobre todo el tener mis documentos bien guardados y bien localizados.

Desde que trabajo Dataprius, herramienta de gestión documental en la nube, además de tener controlado el dónde, tengo acceso a mis documentos desde cualquier lugar con conexión a internet (hoy en día raro no encontrar un lugar que no la tenga), algo que me da total libertad para entrar en cualquiera de ellos cuando lo necesite, así como la posibilidad de trabajar en grupos desde la distancia parte de mi trabajo diario y que gracias a esta herramienta me evita a mi y a muchos de mis compañeros más de un quebradero de cabeza.

Toda esto viene a referencia de una noticia que leí el otro día sobre la necesidad de las entidades financieras de estar en constante contacto con sus clientes. Estos cada vez demandan más información que sea veraz, actualizada y segura. Como cliente de un banco quiero estar al tanto de todos los movimientos de mi cuenta y todas las novedades de la misma desde cualquier punto del planeta. Al fin y al cabo es mi dinero, mis ahorros.

Herramientas de gestión documental en la nube como Dataprius, al igual que a mi, podría ayudar en su día a día a sectores de este tipo. A igual que yo como usuaria, las empresas que trabajan con muchas otras empresas o particulares, necesitan estar en constante comunicación los unos con los otros. Un buen ejemplo de estas empresas lo encontramos en el sector de las gestorías. Por este motivo, cada vez son más las empresas de este sector que incorporan a la organización este tipo de herramientas, ya que no solo les permite controlar los archivos y guardarlos de forma segura, sino que les permite una constante comunicación con sus clientes, sin necesidad de estar pegados al teléfono ni enviar cientos de email con archivos que siempre se acaban perdiendo en nuestra bandeja de entrada. Al igual que a mí como usuaria independiente, herramientas como esta ayudan a mantener un cierto orden y a que no cunda el pánico en momentos de máximo rendimiento.

Como estas empresas, cualquiera sea del sector que sea, necesitan de un orden y de una metodología que les haga en cierto modo, “la vida más fácil”. Por este motivo el sistema “in cloud” es ya hoy en día una realidad y el contar con un programa de gestión documental que recurra a este sistema y que además garantice la seguridad de los documentos que se registran en la nube, facilita a mi parecer, la ampliación ese número de recursos y del tiempo que tanto nos quita el sueño muchos días.

Desde que trabajo con una herramienta de gestión documental en la nube y a nivel personal, he encontrado muchas ventajas más allá de las puramente técnicas y que ya han sido mencionadas en artículos anteriores publicadas en este blog. Algunas de estas ventajas son:

– Control absoluto de mis documentos: Conocer las últimas modificaciones que ha sufrido el documento y la hora y quién los ha realizado. Qué horror encontrarme con 3 ó 4 documentos mínimo, numerados para poder contar con borradores y documentos definitivos de un mismo tema… “Articulo gestión documental”, “Articulo gestión documental definitivo 1” “Articulo gestión documental último”…Cuando pasan unas semanas ya no se cuál es el último y ya ni hablamos de los que están sujetos a correcciones o si tengo que acudir a otros archivos de este modo y que no han sido elaborados por mí.

– Rapidez de acceso: Con herramientas como Dataprius solo necesitas de conexión a internet y una clave personal para acceder a los documentos. Algo que puede salvar la vida a cualquier profesional que por ejemplo, no creo que sea la única persona que ha acudido alguna vez a un evento a realizar una presentación y he olvidado mi siempre socorrido pendrive. Con este tipo de herramientas no cunde el pánico, y si no me va el pendrive o lo he olvidado, con mi clave de acceso puedo encontrar la presentación y volver a descargar el archivo sin ningún problema.

– Seguridad: Contar con este tipo de herramientas de gestión de documentos y de forma profesionalizada (nada que ver con otras ya existentes como Dropbox o OneDrive), nos garantiza el buen hacer y el buen funcionamiento de una empresa. Algo imprescindible para una empresa que desee sobrevivir y sus clientes, que con seguridad exigen profesionalidad ante todo. Además es más fiable a la hora de colgar todo tipo de documentos. Volviendo al sector bancario, si quiero alquilar una casa y necesitan mis últimas nóminas me daría cierto repelús tener que enviar documentación tan personal por Dropbox, por privado de Facebook, whatssap o incluso Onedrive.