Una Intranet. Que es y para que sirve en la empresa.

Una Intranet es un sistema de red privado que permite compartir recursos entre sus miembros. Para no ser muy formales y no perdernos en definiciones, en cierto modo podríamos decir que por ejemplo Whasapp es una Intranet que permite compartir mensajes entre sus miembros, esto es una simplificación que permite entender la idea.

La Intranet existe en las empresas prácticamente desde los propios inicios de Internet, de hecho, lo primero que existía era una Intranet privada montada por ciertas universidades con el fin de compartir información académica y artículos científicos, la apertura de esta Intranet al resto del mundo provocó el nacimiento de lo que hoy en día llamamos Internet.intranet-documents

Un modelo de Intranet que ha tenido mucho éxito en los últimos años aunque ha quedado obsoleto es el de la Intranet basada en Web. Lo que caracteriza a este tipo de Intranet, es que se trata de un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, en este caso, es que la Intranet es privada y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores de la empresa.

Con el paso del tiempo y el aumento de las posibilidades que facilita el Cloud Computing las Intranets basadas en web están pasando a  un segundo plano porque en ellas la gestión de los archivos es bastante rudimentaria.

El manejo de los archivos en la empresa requiere de cierta agilidad que una Intranet basada en web de ninguna manera puede proporcionar. El motivo es su propia tecnología, al estar basadas en el formato web los archivos han de ser subidos y decargados continuamente, no es posible disponer de mecanismos que permitan operaciones con los archivos en el ordenador del usuario que se conecta.

En definitiva, en una Intranet de tipo web nos encontramos con las limitaciones propias de cualquier aplicación web, por eso el modelo actual es el de las aplicaciones.  Este modelo  consiste en programas que han de instalarse en nuestros dispositivos, este modelo que es el de todas las aplicaciones móviles, se ha impuesto precisamente por superar todas las limitaciones propias de la web.

La web fue diseñada para compartir información pero no para la ejecución de aplicaciones complejas. Una promesa de futuro es el formato HTML5 pero en la actualidad no se encuentra lo suficientemente desarrollado para su ejecución en los navegadores, por tanto sigue adoleciendo de limitaciones importantes.

Con el Cloud Computing o Nube, el uso de las Intranets se ha generalizado aunque no se denomine de esta forma a los formatos de aplicaciones utilizados. Parece que incluso la denominación está quedando obsoleta. Para las empresas, todas aquellas aplicaciones dónde se gestiona información interna y accesible solo por los trabajadores puede considerarse un trabajo a modo de Intranet.

folders-on-cloudLas organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria. Si esta información no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa. Una Intranet pone a disposición esta información a lo largo y ancho de la empresa, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto. Todo bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.

Los motivos para usar una Intranet en la empresa son los siguientes:

  • Pérdida de tiempo para localizar información
  • El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
  • Excesivo uso del correo electrónico
  • Falta de automatización de procesos de negocio
  • Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
  • Duplicidad de archivos y falta de control

Si nos detenemos a pensar, rápidamente se observa como las motivaciones para implantar una Intranet son muy parecidas a los de un sistema de Gestión Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo mismo. Entonces hay que explicar que hasta hace muy poco no existían sistemas de Gestión Documental en la Nube como Dataprius o Microsoft Sharepoint (por poner a un competidor).

Hasta hace muy poco los Sistemas de Gestión Documental se instalaban en las empresas sin posibilidad de acceso ni uso desde fuera de la red interna de la empresa. Hasta entonces y como sigue ocurriendo en muchas empresas en la actualidad, se usa un sistema de Gestión Documental interno y aparte una Intranet corporativa. En la actualidad se puede disponer de ambas funcionalidades en un solo sistema.

Si se dispone de un sistema de Gestión Documental que cumple con las expectativas mencionadas anterirormente, es decir, cumple punto por punto los motivos que llevan a una empresa a instalar una Intranet, entonces podemos decir que Dataprius es una Intranet. Se trata de una Intranet que además supera en prestaciones, usabilidad y seguridad a las Intranets tradicionales.

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Usuarios conectados en Dataprius. Dataprius es una Intranet de gestión documental.

El mundo de las Intranet o sistemas en red privados, para empresas o cualquier tipo de organizaciones va a seguir evolucionando, lo que es casi seguro que su denominación como “Intranet” desaparezca a medio plazo. Todos estos sistemas que funcionan en Internet adoptarán la coletilla de “en Cloud” o “en la Nube” para distinguirlos de aquellos sistemas internos, que solo funcionan en la red interna, que ciertamente ya están en proceso de extinción.

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4 comentarios en “Una Intranet. Que es y para que sirve en la empresa.

  1. ¿La web obsoleta? JAJAJA Creo que por aquí están confundidos, la diferencia entre web e Internet no es el ámbito (local o externo), ya que Internet es una red de redes y web es un sistema de distribución de documentos de hipertexto basado en protocolos http y https.

    1. Hola, ¿y es posible que mi empresa borre o modifique los datos que yo como trabajador vuelco en la intranet de empresa?

      Gracias.

      1. Hola Hugo, pues en la misma medida en que la empresa puede quitarte el archivador donde guardas los documentos de la empresa.

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