Migración a la nube de la empresa. Documentos en Nube.

Migración a la nube de la empresa. Documentos en LaNube.

¿Su empresa aún no trabaja en la nube? Vamos a explicar cómo sería migrar la infraestructura tradicional de Servidores de documentos a una Intranet Virtual en la nube.

Teniendo siempre en mente el cómo van a trabajar los usuarios y sus necesidades, lo que está claro que siempre que haya un ordenador de por medio se tendrá que trabajar con archivos (Words, Excel, Imágenes, Autocad, Pdfs, etc). Lo tradicional siempre ha sido un NAS o un ordenador potente que fuera el Servidor para que a través de una ACL o sistema de permisos, los diferentes ordenadores accedan mediante una red mapeada a sus archivos finales. Desde un Windows Server a un sistema Unix, su empresa habrá de disponer del espacio físico, del soporte de electricidad, de backups, soporte de seguridad, licencias, SAI, actualizaciones y gestión de permisos. Y todo esto sería necesario trabajar físicamente en la oficina.

Para después poder trabajar en esa red desde fuera de la oficina de forma segura, ya se requeriría de una VPN o un acceso remoto a través de IP fija por ejemplo.

Existen en internet multitud de tutoriales y videos de cómo crear toda esta infraestructura. Y son múltiples cosas que hacer:

• Comprar el hardware adecuado e instalarlo.
• Comprar las licencias y/o renovarlas.
• La conectividad física y el cableado a través de switch en un RAC.
• La configuración y securización de dicha red. Configuración de Firewalls.
• Para el acceso desde el exterior: Contratación de IP fija o configuración de DNS dinámica.
• Configuración de VPN o bien sesión de escritorio remota hacia el servidor.
• Definir políticas de backups y respaldo.

Todo esto son horas de trabajo del equipo IT de la empresa. Tener los conocimientos y estar actualizados siempre.

Pero aquí vamos a contar cómo sería el paso de migración a la nube, que se podría resumir así:

1. Calcular las necesidades de espacio y de usuarios requeridas.
2. Evaluación de la seguridad y el coste económico.
3. Implantación para empezar a trabajar.
4. Gestionar los permisos y acceso a los archivos.

1. La nube es en realidad “un servidor de otro” como se dice popularmente.

Bien, pero esto es un resumen que le faltan detalles. Es un sistema de hardware y software que actúa como una caja negra que hace la función de servidor. Lo que tiene esta caja es la flexibilidad absoluta para cambiar sus características como por ejemplo el espacio, la memoria, la conectividad, los usuarios. Aumentar la capacidad de espacio o el número de usuarios es tan fácil como pedirlo y se añade sin más. Ya no hay que mapear unidades, configurar particiones. En realidad, a efectos prácticos, ha desaparecido el límite. De hecho varios proveedores de servicios en la nube ofrecen “Almacenamiento Infinito“. Que en realidad no es infinito. Todo esto se llama “Escalabilidad“. Con todo esto explicado se cumple el punto 1. Para migrar a la nube sólo necesitas saber cuantos Gigas vas a necesitar y cuantos trabajadores. Pedirlos y poco más.

2. El coste económico de la nube.

Debe ser flexible también a las necesidades del cliente y cobrar por servicio prestado según necesidades. En cualquier momento que cambien las necesidades de la empresa (aumento o reducción de plantilla) debe tener un mecanismo para adaptarse y tener una política de precios clara.

3.Implantación en la nube.

Consiste simplemente en subir los archivos a la nube. Prácticamente consiste en copiar y pegar. Una vez subidos ya se trabaja directamente en la nube sobre ellos. La antigua ubicuación se puede dejar como backup o para otro usos. El proceso tarda lo que permite tu conexión de internet y la cantidad de gigas a subir. Dataprius tiene un sistema para si en algún momento se desea parar el proceso de subida y volver a empezar. Sólo se suban las cosas más actuales que no estén ya en el servidor. Por lo que no hay que empezar realmente de nuevo.

4.Gestionar permisos.

Es algo fundamental para un entorno empresarial. La idea es que sea sencillo también. Una vez que ya has creado los usuarios, sólo hay que asignar permisos a las carpetas. En el sistema tradicional hay que tener un servicio de ACL (lista de control de acceso o ACL (del inglés, access control list)). También hay manuales para su instalación y gestión en intertet. Todo esto se ha simplificado ahora muchísimo. Tan sólo con elegir el usuario y marcar las carpetas que puede ver ya basta.

De estos 4 puntos, en realidad, lo que más tiempo lleva es el punto 3. Pues es subir cierta cantidad de archivos a la nube. Pero los demás puntos se hacen unos minutos. Una vez que ya están establecidos los permisos. Se envían las claves de acceso a los diferentes usuarios y ya podrán trabajar directamente en la nube desde cualquier lugar. Simplemente con una conexión a Internet y un ordenador y sus claves es como estar en cualquier oficina. Lo único técnico que tiene que hacer es descargarse el programa e instalarlo dádole a Siguiente -> Siguiente. El coste de la curva de aprendizaje es muy pequeño. La usabilidad es la clave, que se entienda solo el programa.

5.La seguridad en la nube.

Aspecto que prima sobre todo y más en la nube. Ya que no hay puertas reales en un edificio que actúan como primer bloqueo ante intrusos, la seguridad debe ser lo primero a considerar en un servicio en cloud. El proveedor debe indicar claramente dónde se almacenan los archivos.  Cuál es su política de protección de datos y si cumple con las leyes. Debe implementar todos los protocolos necesarios y estar al día siempre en todo lo nuevo. La nube debe implementar sistemas de encriptación y cifrado para aumentar más la seguridad.

De este tema hemos hablado en varias entradas:

• Mecanismos para evitar fallos de seguridad.
• Privacidad y seguridad en la nube.
• Redundancia en Cloud.

Convencer a una empresa de pasarse a una solución en la nube se encuentra siempre con detractores y gente con reticencia o miedo hacia lo nuevo. Una industria, farmacéutica, clínica dental, academia, gestoría, bufete de abogados, ONG, comercio,… da igual la empresa que tenga. Hablarle de que el paso a la nube es más ventajoso y de sus múltiples cualidades a veces no es suficiente y nos encontramos contra una pared.

 

La anterior imagen nos muestra como nos sentimos a veces. Sólo es cuando ocurren cosas como, la destrucción de un disco duro, el ataque de un virus (ransomware), el robo de un portátil, ampliación de plantilla y de recursos, antiguedad de hardware, la destrucción de información, empleados descontentos o bien el hecho de ampliar el negocio a otra oficina es cuando se presta atención a que la solución en la nube parece interesante. Y de hecho lo es. Es el futuro y el presente.

ENLACES RELACIONADOS:

Almacenamiento en la Nube. Comprender su funcionamiento.

Lo básico que necesita una empresa para trabajar y almacenar en la Nube.