Necesidad de gestión documental en la empresa. Del disco duro a la Nube

La necesidad de la Gestión Documental en la empresa surgió en el momento en que existía una oficina con más de un ordenador. Cada ordenador colocado en una mesa de trabajo, dónde cada empleado almacenaba los archivos relacionados con su actividad .

El primer problema que aparece es el de la dispersión de los archivos.

Cada empleado trabaja en su propio ordenador, con los documentos originales o con copias que le ha facilitado otro empleado. No existe un lugar “central” dónde los archivos estén debidamente clasificados y organizados. En definitiva, los documentos de la empresa residen en los discos duros de cada uno de los ordenadores.

Cuando se trabaja de esta forma, los archivos de la empresa se encuentran dispersos en los discos de los ordenadores de cada empleado, está demostrado que hasta un 40% del tiempo de trabajo con los documentos se emplea en:

Buscar o solicitar los documentos a otros empleados de la empresa.
Determinar que versiones de los archivos son las correctas entre las distintas duplicidades.
Corregir errores que se han producido por no disponer de los documentos actualizados.
Reparar las pérdidas por borrados, virus o ediciones incorrectas de otros empleados.

No es difícil concluir que la dispersión de los documentos provoca errores, confusiones pérdida de tiempo e ineficacia.

Primer paso hacia la Gestión Documental.

La solución a la Dispersión es la centralización.

La idea es muy sencilla. Si todos los empleados almacenan los documentos en un lugar central se evitarán los problemas que produce la dispersión de los archivos.

La centralización, por tanto, consistirá en que de alguna forma todos los archivos sean depositados en un lugar común. Esta solución imita al mundo físico del papel en el que existen archivadores dónde se almacenan los distintos documentos.

A priori ya se pueden intuir muchas ventajas. De inmediato tendremos que:

Cuando un empleado busque un documento acudirá a ese repositorio central.
Se evitarán duplicidades y errores porque las versiones de los documentos estarán centralizadas.
Sobre al lugar central de almacenamiento, se podrán aplicar criterios más estrictos de protección de los datos que cuando residían en los ordenadores individuales de cada empleado.

Hasta hace unos años la solución para la centralización de los archivos de la empresa consistía en la instalación de un Disco Duro central o de un servidor de documentos. En la actualidad y gracias al “Cloud Computing” esto ya se hace en la Nube, dejamos esta parte para el final.

Segundo paso hacia la Gestión Documental.

Estructuración del almacenamiento de los documentos.

Cuando ya se dispone de un lugar de almacenamiento de archivos centralizado, todos los empleados de la empresa se conectan a este para extraer documentos, modificarlos e introducir los nuevos que se van generando.

Tan solo con centralizar la información, ya se ha ganado mucho en eficiencia y seguridad. No sólo porque se sabe dónde hay que acudir para buscar un archivo. Ahora la integridad y la seguridad de los documentos de la empresa no reside en los ordenadores individuales. En caso de roturas, borrados, virus y otro tipo de incidentes, la documentación de la empresa no se verá comprometida mientras el repositorio central no se vea afectado.

Sin embargo, y a pesar de que la centralización supone un enorme salto cualitativo en el tratamiento de la información, ahora surgen otro tipo de problemas o necesidades.

Si se usa un simple “disco duro” o un “servidor de archivos” como almacenamiento central, enseguida se comprueba que es una solución a medias. Lo primero que se necesita es establecer unos criterios de organización de los documentos. Si cada empleado usa ese disco duro como un “cajón desastre” se sigue produciendo mucha ineficacia en las búsquedas de archivos y se seguirán produciendo pérdidas de documentos.

La empresa necesita organizar la estructura de almacenamiento y esto es lo que hemos llamado Estructuración del almacenamiento de los documentos. Ese sistema central ha de permitir establecer criterios organizativos ya sea por carpetas, fichas, expedientes o cualquier otro medio.

Como vemos, el concepto de almacenamiento centralizado también implica cambios en las normas y operativa de la empresa. Se ha de establecer la disciplina del trabajo con los archivos en toda la organización. Es muy sencillo, todo el mundo debe colocar las ultimas versiones de los archivos en ese repositorio central. La informática y el mundo digital cambian las formas de trabajar pero no más que cuando en la empresa se tenían archivadores de papel.

Teniendo ya una estructura definida y cierta disciplina de trabajo sobre el repositorio central de la empresa, surgen ciertos inconvenientes:

No todos los archivos han de estar disponibles para todos los empleados de la empresa.
Se debería saber quién ha usado o modificado un documento con el fin de determinar responsabilidades y consignar el debido uso que debe hacer cada individuo.

Tercer paso hacia la Gestión Documental.

Seguridad de acceso y Trazabilidad.

En el camino hacia la Gestión Documental, se hace necesario que ese sistema de almacenamiento central disponga de un control para que cada individuo solo tenga acceso a los documentos que maneja y necesita en su actividad. Que todos los archivos sean accesibles por todos no es un criterio aplicable en ninguna empresa del mundo.

La seguridad de acceso se obtiene cuando el sistema hace posible la asignación de permisos sobre los documentos para los diferentes empleados. Entonces cada empleado solo puede acceder a aquellos archivos que le son permitidos. Existen infinidad de criterios para esto, los más comunes son los que establecen permisos según los departamentos de la empresa.

Teniendo una estructura organizativa y unos “roles” de acceso a los documentos es lógico pensar en la conveniencia de que las acciones sobre el sistema sean “grabadas” de alguna forma. Eso es lo que llamamos “Trazabilidad” o también “Workflow”.

La Trazabilidad de las acciones sobre el sistema es tan importante que en nuestros días supone una exigencia de las diversas organizaciones , legislaciones y estándares en el manejo de la documentación y datos.

La Trazabilidad, entendida como el hecho de grabar las acciones realizadas sobre el sistema por parte de los usuarios, es una parte indispensable de cualquier sistema de Gestión Documental. Esto supone que nuestro sistema centralizado ha de ser capaz de proporcionarnos informes a modo de historiales de lo que ha ocurrido con un documento, quién ha actuado sobre este y cuando.

Cuarto paso hacia la Gestión Documental.

Preservar la información. Copias de seguridad.

Hemos avanzado mucho en los conceptos que constituyen un sistema de Gestión Documental pero nos quedan facetas muy importantes. Necesitamos que nuestro sistema evite por todos los medios las posibles pérdidas de información, las formas en que esto se produce suelen ser:

Borrados accidentales de los archivos.
Sobre-escritura de los documentos.

Es necesario por tanto que el sistema esté dotado de algún mecanismo de recuperación de los archivos borrados. Se ha de disponer de algún tipo de “Papelera de Reciclaje” común a todos los usuarios o empleados.

Si hay archivos que pueden ser modificados por varios empleados de la empresa, es muy común que se puedan producir situaciones de sobre-escritura. Con los discos duros es tan fácil como que alguien copie una versión antigua de una archivo sobre otra más actual, se pierden los últimos cambios y el trabajo realizado. Un sistema de Gestión Documental debe evitar este tipo de incidentes.

Existen una amplia gama de medidas de preservación de la información que se pueden aplicar. Por ejemplo, el sistema puede ir haciendo copias de los documentos a medida que estos son modificados, a esto se le llama un sistema de versiones.

Dentro del apartado de la Preservación de la Información, debemos incluir las copias de seguridad.

Las copias de seguridad deben residir en un lugar diferente y deben permitir la recuperación de archivos en cualquier otro lugar. La función principal de estas copias es recuperar la información tras incidentes graves o tras haber realizado un borrado definitivo de archivos que estaban en el sistema.

Las copias de seguridad son incluso un requerimiento legal para muchas actividades empresariales, que un sistema de Gestión Documental cumpla con las normativas nos lleva al siguiente paso en nuestra descripción.

Quinto paso hacia la Gestión Documental.

Cumplimiento legal y privacidad.

En nuestros días, la seguridad y la privacidad han pasado a ser el principal punto de preocupación al considerar el tratamiento de los documentos por parte de las empresas.

Ya no se puede hablar de Gestión Documental si no se dispone de mecanismos que garanticen su seguridad y el mantenimiento de la privacidad, sobre todo porque un mal tratamiento de la información puede conllevar consecuencias legales graves.

Las legislaciones sobre privacidad y protección de datos en los diversos países del mundo no hacen más que establecer unos criterios básicos que garanticen el adecuado manejo de la información.

Si como hemos descrito anteriormente, la empresa dispone de un repositorio centralizado este será el lugar dónde establecer los criterios de cumplimiento legal y normativo. Si la información se encontrase dispersa en diferentes ordenadores o dispositivos en la práctica sería imposible responsabilizarse de la seguridad y la privacidad de todos esos recipientes.

Tener los archivos de la empresa en un disco duro central o un servidor no implica que sea el lugar más seguro ni privado para la información. Si se hace de esta forma, la empresa es responsable de llevar el debido mantenimiento de esos repositorios. La debilidad de las empresas que mantienen la información en casa sin el debido mantenimiento es tan evidente que la mayoría de los ciberataques está orientados a este tipo infraestructuras.

Si la empresa mantiene un almacenamiento de documentos o datos en sus propias dependencias ha de contratar servicios externos de seguridad y protección de datos que realicen auditorías periódicas del estado de los sistemas y aplicar las medidas correctoras en cada momento.

El cumplimiento legal, la privacidad y la seguridad forman parte intrínseca de cualquier sistema digno de llamarse de Gestión Documental.

Sexto paso hacia la Gestión Documental.

Ubicuidad acceso desde dispositivos y trabajo remoto.

Mientras hace tan solo unos años, tanto los empleados como los clientes asumían que para acceder a un documento era necesario desplazarse al lugar dónde estaba, hoy en día no se entiende que la información no esté accesible mediante nuestros dispositivos móviles.

La ubicuidad forma parte de lo que consideramos Gestión Documental.

La ubicuidad se consigue cuando los datos están disponibles en la Nube. Tarde o temprano todas las aplicaciones estarán en Cloud por las ventajas y la seguridad que aporta a las empresas.

Existen diversos sistemas de Gestión Documental en el mercado pero la mayoría han quedado obsoletos. Los sistemas tradicionales tienen características agregadas que aportan funcionalidades extra pero carecen de acceso en la Nube, si lo tienen suelen ser un parche. Por tradición los sistemas de oficina cumplen hasta el paso número cuatro. Existen aplicaciones de almacenamiento en la Nube como Dropbox o Drive pero no son de Gestión Documental, la necesidad de ubicuidad es tan grande que se están usando estos sistemas en lugar de los apropiados para empresas. Un sistema como Dataprius cumple con todos los requisitos anteriores.

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