Excel. Trabajar en la nube con vínculos.

La vinculación de otros libros o archivos de Excel es un recurso ampliamente usado. Actualmente se plantea un problema  cuando se necesita trabajar en la Nube con esos archivos que tienen vínculos.

Tradicionalmente, cuando esos archivos de Excel son usados a nivel local,  ya sea en tu propio ordenador o en la Intranet de la empresa, esas vinculaciones de Excel han  funcionando a la perfección. Años de uso lo demuestran. La cuestión es avanzar al siguiente nivel, ahora que las empresas o entidades quieren ubicuidad y trabajar desde cualquier lugar. La Nube.

Icono vínculos Excel

 

 

¿Cómo conseguir tener Excels con vinculaciones en la Nube?

Quizás se haya pensado primero en la sincronización. Se trata de usar un Disco Virtual y mantener  sincronizada una capeta que contiene todos nuestros archivos  y sus vinculados contra la Nube.

Sí, la sincronización es maravillosa para un usuario independiente o para ciertos casos muy concretos. Por el contrario, resulta nefasta para cualquier empresa que trabaje con más personas y quieren tener ciertas garantías de eficiencia, seguridad y legalidad. Bien, es una opción. Pero no la más conveniente ni la mejor. Dataprius tiene sincronización pero aún así siempre intentamos convencer a nuestros usuarios que hay mejor alternativa.

El trabajo directo  Excel con vinculaciones en la nube es lo que desea.  En nuestro sistema,  es tan sencillo como un doble click de ratón. Transparente para el usuario (se ocultan complejidades internas). La única condición es que las vinculaciones a otras Excels o archivos estén dentro de la misma carpeta en la Nube.

El trabajo directo en la nube que usa Dataprius detecta las vinculaciones que tiene un Excel. De esta forma, en la apertura del archivo se descargan también los archivos vinculados para poder trabajar como si estuviera en local.

Al guardar se actualiza inmediatamente en la nube. Y no sólo eso, el archivo se considera en estado bloqueado por la persona que lo ha abierto. Por lo que otro compañero de trabajo que intentase abrirla no podría modificarla evitando esos temidos conflictos de archivos que provoca la sincronización.

Excel con vinculaciones en la nube

 

Con este sistema se consigue trabajar directamente en la nube con Excels con vinculaciones, se evitan conflictos de archivos, la información está centralizada y no esparcida por múlitples ordenadores y se tiene un control de versiones del archivo.

¿Qué ocurre si tengo vínculos Excel hacia otras carpetas y quiero trabajar en la nube?

En este caso hay dos opciones:

Usar la sincronización. Hay veces que modificar una excel inmensa con muchos años de antiguedad da mucho respeto. Difícil de mantener o modificar pero útil aún por mucho tiempo la opción sería la sincronización. Lo ideal es poner los archivos involucrados en una carpeta y sincronizar sólo esa. Para minimizar la exposición de archivos de este tipo en la empresa.

Modificar la Excel y cambiar la ubicación de las hojas enlazadas a la misma carpeta. De esta forma podría trabajar de la manera más óptima en la nube con Excels vinculadas como describimos más arriba. Simplemente abriendo, trabajando y guardando.

¿Tienes Excels con vinculaciones y quieres trabajar desde cualquier lugar del mundo con ellas? Aquí puedes probar cómo hacerlo: Dataprius.

ENLACES RELACIONADOS:

Trabajo directo con los archivos en la Nube.

 

2 comentarios en “Excel. Trabajar en la nube con vínculos.”

  1. Ya cuento con una estructura compuesta por varios excel y podría almacenarlos todos en una misma carpeta, pero como evitaria que cualquier usuario autorizado haga uso indebido de otro excel que no esta bajo su responsabilidad. La solución única seria que los permisos se otorguen a nivel de excel individuales y no a nivel de carpetas.

    1. Hola Carlos, la solución es organizar las carpetas en función de algún criterio, entonces se pueden otorgar permisos a diferentes usuarios que pueden acceder a diferentes áreas permitidas.
      Los vínculos de excel deberán ir junto a los documentos que los incluyen. Piensa que si no es con Dataprius esos vínculos son obligatoriamente visibles para el que edita el documento principal. Imagina que lo haces con Windows y que hay Excel vinculados que en teoría no deben ser vistos por otros, inevitablemente el principal y los vinculados deben estar permitidos ¿me explico?.
      Organizar las carpetas y otorgar permisos, solo a los que deben editar esos documentos, provocará un mayor nivel de eficiencia y control. Normalmente las carpetas se organizan por grupos de trabajo o departamentos, por ejemplo contabilidad, comercial, presupuestos,etc.
      Los usuarios de cualquier organización tienen roles, la organización por carpetas y sus permisos definen esos roles, son todo un éxito y te lo dice alguien que ha estado años gestionando permisos en Linux y Windows para organizaciones grandes.
      Un cordial saludo y muchas gracias por escribirnos.

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