Gestión y copias de seguridad de los emails en Outlook

El correo electrónico tenía los días contados, eso decían. Con la aparición de Whatsapp y otros programas de mensajería instantánea muchos vaticinaron la caída en el recuerdo del Email.

Nada más lejos de la realidad. En las empresas y negocios el correo electrónico es la forma de comunicación por excelencia tanto a nivel corporativo como con los clientes externos. En el día a día una sola persona puede recibir y mandar cientos de Emails en una empresa mediana o grande. Y aquí la gran pregunta. ¿Cómo puedo tener una copia de seguridad de mis emails? ¿Cual es la mejor forma de trabajar con el Email?

Outlook es uno de los clientes de correo electrónico más usados en el mundo empresarial y empleados que lo usan durante años no llegan a entender completamente como mantener a salvo sus correos.

Hace poco vimos un virus Ransomware diseñado para encriptar los emails de los afectados. Menuda catástrofe para un usuario que en su correo tiene “su vida” por decirlo fácil. Se le llama Ramsomcloud. Porque está afectado a una nube, la nube de tu correo electrónico Outlook. Aquí puedes ver un vídeo (en inglés) de una prueba del mismo y cómo encripta todos tus emails y sus adjuntos:

Bien, ahora que sabemos que estas amenazas existen, las medidas básicas para no infectarse es no caer en la ingeniería social ni ejecutar programas de procedencia sospechosa. ¿Pero qué pasa si soy infectado? Algunos pagarán la extorsión, pero los que no usarán backups de sus emails.

¿Cómo hacer backups de los emails?

Hay muchas formas, vamos a centrarnos en el caso de una empresa media que suele usar Outlook como cliente de correo.

Copiar Emails desde Outlook a una carpeta local.

La forma más inmediata, manual y tediosa es arrastrar el email fuera a una carpeta local de tu ordenador. El correo se guardará en formato .msg, un formato Outlook que entiende Outlook. Es guardar los correos de forma individual.

Hay programas para convertir formatos .msg en otros para poder ser leídos los correos desde otros visualizadores. Esta forma es muy tediosa, también se puede dar a Archivo -> Guardar como y elegir otro formato como HTML o RTF, pero los adjuntos hay que descargarlos también manualmente. Este mecanismo sería para cosas muy puntuales o correos muy concretos.

Usar archivos PST de Outlook.

Los .pst son archivos de datos de Outlook que en un sólo archivo almacenan un montón de emails. Crearlo es muy fácil.

1. Archivo -> Nuevo seleccionar “Archivo de datos de Outlook”.
2. Elegir “Tipo de almacenamiento” -> Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y click en Aceptar.
3. Elegir  la ubicación del archivo en tu disco duro.
4. En la ventana “Crear carpetas personales de Microsoft Outlook” elegir el nombre del archivo pst. Aceptar.

Una vez creado ya se puede usar. Cuando llegue un Email, sólo hay que arrastrarlo ahí para almacenarlo en ese archivo pst. Puedes incluso crear reglas automáticas para correos entrantes se muevan o copien en determinados pst según el remitente o asunto.

No hay que olvidarse de los correos enviados. Algo que siempre se olvida es la carpeta de correos enviados. En un año puede contener miles de correos que has enviado. Moverlos a su respectivo .pst para que también estén guardados y liberar espacio de la cuenta principal.

Los archivos pst tienen un límite de tamaño en muchas versiones de Outlook. Así que lo normal es crear varios pst y tener los emails divididos para una mejor gestión. Después esos .pst se pueden guardar a salvo en la nube con Dataprius.

Programas especialidados en copiar emails.

Existen scripts o programas que copian los emails a otro sitio o en otros formatos. Hay programas de pago y gratutitos que convierten los emails en archivos y los almacenan.

 

Puedes incluso usar Thunderbird, que es un cliente de correo, seleccionar los emails, botón derecho del ratón, guardar como y se guardarán todos en formato .eml que es un formato abierto y más estándar para poder visualizar los emails.

Después de ver el Ransomcloud no recomendaríamos aquellos que se basan en sincronización. Ya que provocaría que el virus afectara a vuestras copias de seguridad de emails también.

Outlook no es un CRM pero a día de hoy es como si lo fuera.

Los archivos adjuntos que llegan por email tienden a guardarse en el correo. Para poder acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier lugar. Es el concepto de la nube. Los usuarios estaban usando el concepto de Nube antes incluso de que se acuñara. El correo se convierte en un gestor de contenido. No perder un correo es muy importante.

Esto tiene muchas ventajas pero se puede mejorar la forma de trabajar muchísimo. Sólo contar la gran desventaja que tiene usar el correo como gestor de contenidos, que es que se guarda información de la empresa en correos individuales, sin saber cual es la última versión actualizada, con archivos reenviados a quién sabe cuantas personas. Es común que un trabajador se va de vacaciones, otra persona tiene que acceder con las claves de otra persona a ese correo para acceder a documentación de la empresa. Esto está mal. Así de sencillo. Los archivos adjuntos se tienen que centralizar en un repositorio central para que la empresa y los empleados puedan encontrar y trabajar de forma rápida la versión correcta.

Es por eso que implementamos hace años el plugin de Outlook para guardar directamente a la nube los adjuntos recibidos. Esto facilita que las empresas que usan Dataprius tengan una mejor gestión de uno de sus activos más valiosos, sus archivos.

Integración de Outlook con la Nube

¿Qué les parece una nueva funcionalidad de Dataprius que consistirá en hacer un backup de sus emails directamente en la nube?. Que con un simple click en un botón desde Outlook podrá hacer archivar sus emails tenerlos a salvo ante pérdidas o virus. Ya estamos trabajando en ello.