Organizar los archivos para compartir en la red o en la Nube con otros usuarios.

Para la organizar los archivos compartidos es necesario establecer algunos criterios básicos. Una buena organización de las carpetas y de los archivos facilitará que el resto de los usuarios con los que los compartimos encuentren rápidamente lo que buscan.

Tanto si es para el trabajo en equipo, para mantener los datos en un lugar central o para compartir documentos con los clientes, se hace necesario abandonar los hábitos de cuando los archivos se utilizaban de forma individual.

Las empresas y los grupos de trabajo son el lugar dónde la organización de carpetas y archivos influye más en la eficacia y en la prevención de errores o conflictos. Todo ese tiempo en buscar los archivos y en corregir los errores, repercute directamente en el grado de eficiencia en el desempeño diario de la actividad.

En las empresas consolidadas y que anteriormente usaban el papel no tuvieron más que trasladar su esquema organizativo al formato digital.

Las nuevas empresas, nacidas ya en el mundo digital y que además conocen la Nube se encuentran con ciertas dificultades al aplicar criterios de organización con las carpetas y los archivos, tenemos experiencia en esto. Tarde o temprano los grupos de trabajo con carpetas compartidas se encuentran con estas dificultades, ni que decir tiene que usar Dropbox o Drive como un cajón dónde cada uno va subiendo archivos solo supondrá una solución aparente y a corto plazo.

Para organizar los documentos no hay una receta para todos los casos. Hay criterios básicos.

Dependiendo de la actividad que se desarrolla en la organización o grupo de  trabajo, la gestión de los archivos y carpetas tomará una forma determinada. Normalmente esta organización se fundamenta en lo procesos que se llevan a cabo y en el reparto de las tareas.

Es necesario entender cómo la actividad determina el orden a imponer.

  • Una empresa de Ingeniería trabaja con proyectos, cada proyecto puede colocarse en una carpeta determinada. Las fases del proyecto determinarán las carpetas internas. Si varios miembros del equipo deben elaborar distintas fases del proyecto habrá que dar permisos a estos usuarios sobre dichas carpetas, se trata de compartir estas carpetas de forma organizada, excluyendo si es necesario a aquellos usuarios que no tienen por qué ver algunas carpetas. Por otro lado habrá un supervisor que tendrá una visión completa del proyecto y por tanto todas las carpetas y sus contenidos serán compartidos con él.
  • En una Gestoría la clientela es fija. Se tienen una serie de empresas o autónomos a los que se les gestionan sus trámites. Aquí se impone un criterio basado en esos clientes, cada uno podrá tener una carpeta fija. Dentro de cada carpeta habrá una serie de subcarpetas que determinan el tipo de documentos. En este caso cobra especial relevancia el control de las fechas y por tanto la fecha debe estar presente en la nomenclatura de algunos archivos  y carpetas. Si tenemos el cliente “Acme SL” y se gestionan las nóminas de los empleados, entonces dentro de la carpeta habrá otra llamada “Nominas”, esta a su vez contiene meses indicando el año, algo como “Enero-2018”, ese será el lugar para meter los “pdf” de la nóminas.
  • Una empresa de transporte por carretera. Tienen clientes eventuales y otros fijos. Se puede crear una carpeta para cada cliente, dentro habrá carpetas compuestas por fecha y destino del porte, por ejemplo “10.01.2018-Madrid”, dentro de esa carpeta podrán ir los archivos del porte al realizar como presupuesto, albarán de entrega, factura, etc.

Mostramos unas capturas de pantalla en Dataprius con  ejemplos anteriores. Son ejemplos básicos de aplicación de los criterios.

Criterios básicos para organizar las carpetas.

1) Prestar atención a los procesos de la empresa o del equipo de trabajo.

Existe un orden inherente en todos los procesos del mundo real. Hay que tratar de imitar este orden en la estructura de carpetas para el almacenamiento de los archivos. Todo proceso está compuesto de una serie de sucesos. La construcción de un edificio comienza con los planos y termina con la facturas, para un abogado un caso comienza con los escritos para la defensa y termina con una sentencia judicial.

Vemos la secuencia de un proceso en una empresa de Catering:

  1. Una empresa llamada “Vectra Airlines” se pone en contacto para la realización de un evento y solicita presupuestos según diferentes menús ofertados. Primer paso.
  2.  Se elaboran una serie de presupuestos en función de cada menu y de los locales disponibles para la realización del evento. Segundo paso.
  3. Una vez que se acepta uno de los presupuestos, se elabora la lista de las materias primas a comprar para elaborar el menú solicitado. Esto incluye las bebidas y los ingredientes a comprar en el mercado. Tercer paso.
  4. Se asigna el personal como cocineros y camareros con sus asignaciones económicas y se comprueba su disponibilidad para el día señalado. Cuarto paso.
  5. Se realiza la reserva del local para la fecha y el camión para el transporte de los materiales. Quinto paso.

En cada uno de los pasos podemos ir definiendo la estructura de carpetas:

  1. Bajo la carpeta de “Clientes” creamos la carpeta “Vectra Airlines”.
  2. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines” creamos “Presupuestos”. En la carpeta de presupuestos guardaremos los archivos “.pdf” de los presupuestos, estos archivos tienen el nombre la fecha, por ejemplo “menu-mediterraneo-10-02-2018.pdf”, “menu-empresa-10-02-2018.pdf”. Dentro de la carpeta “Presupuestos” también guardamos las ofertas de locales y fotos de los salones de dichos locales. Esta carpeta puede ser compatida con el cliente para que estudie detenidamente las ofertas.
  3. Cuando el cliente ha aceptado un presupuesto agregamos la carpeta “Contratación” dentro de la de “Vectra Airlines”. En esta carpeta se guarda la factura “proforma” que será enviada la cliente para su aceptación y firma del parte de encargo.
  4. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra que se llama “Recetas”, aquí se copian los archivos de las recetas que serán compartidos con los cocineros asignados.
  5. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra que se llama “Materiales”, aquí se copian los archivos con las listas de materias primas a comprar. El encargado de compras ha de recibir estos archivos por email.
  6. Dentro de la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación” agregamos otra carpeta “Personal”, todos los documentos relativos a la contratación del personal, pagos y facturas irán dentro de esta carpeta, esta carpeta la compartimos con el contable de la empresa. También podremos guardar las facturas del personal que es autónomo.

En poco tiempo y atendiendo al orden temporal del proceso hemos construido una ordenación de carpetas de forma sencilla.

2) Ordenar de lo más genérico a lo más específico.

Hay que imaginar que las carpetas son cajas que contienen otras cajas.

No conviene tener cajas dónde se echa cualquier cosa. Las carpetas de orden superior nos deben indicar sin duda dónde nos encontramos. Tampoco hay que crear muchos niveles de carpetas innecesariamente. Hay que evitar la duplicidad de datos.

Una norma es pensar en cosas que contienen otras cosas. Veamos algunos ejemplos para nuestra empresa de catering:

  1. La carpeta “Recetas” que está en  “Clientes\Vectra Airlines\Contratación\Recetas” contiene solo las recetas que estamos ofreciendo al cliente en ese momento eso es visible para todos los usuarios que por intuición lo consideran así. Fuera de la carpeta de Clientes tendremos “Recetas” dónde hay decenas de recetas incluyendo algunas descatalogadas y otras para el futuro. Tan solo hemos copiado algunos “.pdf” desde la carpeta de “Recetas” de nivel superior a la específica del cliente.
  2. Podemos tener una carpeta “Facturas” que contiene carpetas por meses del año con las facturas generadas por motivos de contabilidad. Lo que no debemos hacer es meter más carpetas dentro, todo el mundo al ver en la factura el nombre de la empresa “Vectra Airlines” ya sabe que tiene que buscarla en “Clientes” para ver los encargos que esta empresa ha ido realizando a través del tiempo.

3) Tener en cuenta siempre el factor tiempo.

Si los documentos tienen cierta caducidad o validez en el tiempo. Esto debe estar presente en la organización de las carpetas y de los archivos. Casos típicos de esto son las facturas o los presupuestos.

En el caso de un presupuesto  tiene una validez temporal, la oferta no dura toda la vida. La contratación de un servicio también se gestiona en una fecha porque el cliente pude volver a contratar en otro momento.

En nuestro ejemplo anterior hemos obviado esto. Por ello no estaría mal que hubiésemos introducido el factor tiempo en las carpeta del cliente. Es tan sencillo como renombrar la carpeta “Clientes\Vectra Airlines\Contratación\” e introducir el factor tiempo, quedaría como “Clientes\Vectra Airlines\Contratación 22.02.2018\”. Ahora todos nuestros compañeros saben cuando se contrató el servicio y si el cliente repite la mes siguiente intuimos que tendremos algo como “Clientes\Vectra Airlines\Contratación 28.03.2018\”.

¿Y que hay sobre los permisos de acceso?

Muy sencillo, cada usuario debe acceder solo a las carpetas y archivos que son estrictamente necesarios para su trabajo. Se trata de compartir carpetas de forma que solo accedan aquellos que tienen que leer, colocar o modificar archivos.

Tener mucho cuidado en compartir con los clientes, debemos hacerlo solo con aquellos documentos que ellos deben ver.

Los permisos de acceso a las carpetas han de concederse una vez montada la estructura y organización de las carpetas, nunca antes. La estructura puede ser en cierto modo dinámica pues hay casos especiales pero la estructura organizativa básica es lo primero.

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