Almacenamiento en la Nube por exigencia en contratos
Últimamente se está produciendo un fenómeno un tanto singular. En ciertos proyectos y por exigencia de contrato se obliga a las partes a determinar una plataforma de almacenamiento en la Nube para el desarrollo del proyecto.
Será el sistema en que el personal involucrado tendrá acceso a los documentos compartidos y dónde se almacenarán todos los ficheros.
Esto empezó con las multinacionales y comienza a ser costumbre en proyectos internacionales. Hay una fuerte tendencia a que se generalice. Se prevé que con el tiempo para las empresas sea habitual esta práctica.
Las empresas han de acordar un sistema de almacenamiento en la Nube para compartir y trabajar con los documentos del proyecto. Se está dando en varios sectores y en proyectos de diversa índole pero sobre todo en Despachos de abogados y proyectos de obras públicas de carácter internacional, en concreto en ingeniería y logística.
Directa o indirectamente hemos tenido noticia de este nuevo escenario de uso del Cloud.
El objetivo perseguido
Las empresas desean proteger la privacidad de sus documentos garantizando que ambas partes no se vean tentadas de usar aplicaciones como Dropbox o Drive.
En grandes multinacionales la política es obligar a las pequeñas a usar su sistema de documentos en la Nube. Esto forma parte del pliego de condiciones de los contratos. En otras ocasiones las empresas acuerdan usar un determinado sistema, no sin incluir en las claúsulas la prohibición expresa de usar algunos almacenamientos muy populares que no ofrecen garantías ni confianza.
Desde luego, no entran dentro de su consideración los sincronizadores tipo Dropbox o Drive. En muchos casos, un eventual robo o pérdida de un portátil puede suponer que si alguien accede a ese portátil tenga todos los documentos a su disposición. También han de protegerse de virus y de ataques como por ejemplo Ransomware. La elección se reduce a sistemas en la Nube que no se basen en la sincronización, tal y como lo hace Dataprius.
Ambas partes determinan la plataforma en Cloud a utilizar
Por supuesto el sistema utilizado ha de cumplir las normas del Reglamento General de Protección de Datos. Se contratará y un proveedor que firma los contratos, para ello las plataformas europeas son las predilectas.
En un proceso jurídico queda muy clara la necesidad de que los archivos compartidos y almacenados han de permanecer en un sistema que aporte garantías, privacidad y seguridad.
En el ámbito de la ingeniería quizá no esté tan claro pero hay que tener en cuenta que estos proyectos generan bastante documentación con datos que son sensibles. Pueden existir datos personales de algún tipo, las empresas desean evitar que sus metodologías de trabajo o el propio proyecto sea conocido por ajenos. Recordemos que siempre habrá documentos técnicos propiedad de la empresa desarrolladora, modificaciones sobre el original, informes, etc.
Un proyecto, sea del sector que sea, genera una serie de documentos originales, únicos y que son privados.
Ya ha ocurrido que al compartir los archivos de forma inadecuada, documentos de un proceso judicial han caído en manos ajenas. Se han dado casos de pérdidas de patentes. Ha llegado incluso a constatarse el robo de proyectos de arquitectura de cientos de millones, ocurridos en China y Dubai y sufridos por despachos de arquitectura internacionales. El uso de programas y aplicaciones inadecuados puede tener graves consecuencias.
En lo referente al uso de la Nube para compartir documentos de proyectos. Nosotros ya tenemos experiencia, empresas que usan nuestro sistema para esto. No podemos decir los nombres, pero si que estas empresas pertenecen a sectores como: Ingeniería Aeronaútica, Energías renovables y procesos jurídicos de despachos de abogados.
Para una empresa, la confidencialidad de sus proyectos es tan importante que el medio de compartir los documentos forma ahora parte del contrato.
Ver cómo compartir documentos de forma segura.