Muchas empresas actualmente se están planteando la digitalización de documentos. Durante años hemos trabajado acumulando papel y más papel, carpetas y archivadores de todo tipo, haciendo que la gestión documental de los datos de nuestra empresa se vuelva mucho menos accesible y más compleja.
En este artículo queremos hablarte de la importancia de digitalizar los documentos de la empresa, es decir, convertir documentos en papel en un formato digital que podamos utilizar más cómodamente.
Si tienes muchos papeles en tu empresa y no sabes ya qué hacer con ellos, sigue leyendo.
¿Qué es la digitalización de documentos? Definición
Digitalizar los documentos es el proceso de convertir una gran cantidad de documentos de papel en archivos digitales, documentos que puedes tener almacenados en un sistema de gestión documental como Dataprius.
A lo mejor tienes miles y miles de archivos con documentos diferentes, años y años de conocimiento y datos acumulados a lo largo de la trayectoria de tu empresa. Algunos de esos documentos son útiles, y otros se han quedado obsoletos, aunque forman parte de tu historia y pueden aportarte valor y conocimiento si pudieras consultarlos, o incluso si te plantearas desarrollar en el futuro algún proyecto de análisis de datos o Big Data.
La sola idea de escanear miles de documentos te puede parecer un trabajo que consume una gran cantidad de tiempo, pero hay muchas empresas que se han dado cuenta de que la información que no es accesible no es útil, cuesta dinero, ocupa espacio y les está perjudicando lentamente en el día a día.
En este sentido, el riesgo de no digitalizar ha llegado a ser mayor que los inconvenientes de digitalizar.
Ventajas de tener tus archivos en formato digital
Digitalizar los datos de tu empresa te puede permitir:
- Aumentar la productividad de los empleados: el desorden y la documentación difícilmente accesible hace que los empleados inviertan mucho más tiempo del necesario analizando documentos.
- Mejorar los procesos internos: no puede haber mejora de los procesos cuando no hay una gestión documental eficaz.
- Controlar mejor la trazabilidad de tus documentos: no puedes saber quién ha cogido, modificado o destruido un documento si la persona no deja un rastro.
- Facilitar la consulta de información en tiempo real (imposible si hablamos de archivos de papel de gran magnitud).
- La posibilidad de automatizar tareas a partir de bases de datos bien estructuradas. El primer paso para la transformación digital es tener tus documentos en digital.
- Promover una cultura empresarial de responsabilidad social corporativa que cuide el medio ambiente.
- Reducción de costes en papel, tinta de impresora y material de oficina. En una empresa de tamaño mediano, ¡te llevarías las manos a la cabeza si vieras las cifras de gasto anual!
En definitiva, no hay por qué seguir haciendo las cosas mal, cuando se pueden hacer bien. Cada paso que das para mejorar la forma en que organizas la información, tu empresa se vuelve más eficaz, más moderna y se adapta mejor a la realidad de hoy.
Y todos sabemos que la supervivencia de un negocio depende de su capacidad de adaptarse.
¿Por qué es importante la digitalización?
Tu empresa pierde una gran cantidad de oportunidades debido a:
- Pérdida de documentos
- Imposibilidad de localizar documentos cuando hacen falta
- Imposibilidad de extraer conocimiento útil de toda esa información acumulada
- Riesgo de que dicha información caiga en malas manos
- Riesgo de que los datos se borren o deterioren, porque el papel y la tinta no son infinitos
- Procesos de trabajo complejos porque tus empleados pierden mucho tiempo intentando localizar los datos.
- Mala organización u organización desestructurada de los documentos.
Normalmente no somos muy conscientes de esta serie de problemas; simplemente, los asumimos como un gaje del oficio, pero no nos damos cuenta de que nuestra productividad se disuelve como un azucarillo cuando trabajamos con documentos en papel.
¿Cómo abordar la digitalización de los documentos?
Siempre hay varias objeciones que las empresas dan cuando se plantean la digitalización documental.
- Lleva demasiado tiempo.
- No nos aporta un buen retorno de la inversión.
Ante la primera objeción, lo único que te podemos decir es que a lo mejor estás pensando en que tienes que escanear documento por documento y esta labor te puede llevar muchísimo tiempo.
La realidad es que hay empresas que se dedican a la digitalización de documentos y que pueden hacer esta labor por ti de manera mucho más rápida y profesional. De hecho, existen escáneres y maquinaria especial para abordar los proyectos de digitalización de gran envergadura, por lo que no pienses que es algo tan extraño.
La segunda opción suele ser el retorno de la inversión, algo que lleva a veces a las empresas a postergar en el tiempo esta labor. Esto nos recuerda que tu empresa no es realmente consciente de todo el tiempo, productividad y oportunidades que está perdiendo debido a una mala organización de los documentos, pero que te pasará factura en los próximos años.
Ventajas competitivas
La digitalización y la transformación digital implican conseguir una ventaja competitiva para las empresas. Si no actualizas ahora tus procesos de gestión documental, no lo harás nunca.
El tiempo pasará y tu empresa será cada vez más antigua. En el mundo que viene, donde las empresas van a poder gestionar y recolectar una gran cantidad de datos, seguir trabajando con documentos en papel tiene un altísimo riesgo, y ya está teniendo consecuencias hoy.
No es obligatorio gestionar los documentos en digital para cumplir con la ley, pero es muy posible que, si no lo haces de la manera adecuada, estés incumpliendo también la RGPD, lo que te llevaría a posibles sanciones.
Lee el post: “La Excelencia de una empresa también implica un tratamiento adecuado de los datos de sus clientes“.
Se trata también de aportar confianza y mostrar que tu empresa es responsable en la gestión de sus datos y que cuida la seguridad de sus documentos a nivel interno y externo.
¿Dónde almacenar los documentos en tu empresa?
Dataprius nace para mostrar a las empresas que pueden gestionar tus documentos en la nube de manera segura y ahorrar costes:
- Ahorro de costes en papel, tecnología y espacio disponible; no necesitas servidores internos, ni tener que estar almacenando la información en el ordenador de cada empleado. Menos costes, más productividad, podrás disfrutar de una mejor forma de localizar tus ficheros y controlarlos cuando los necesitas.
- Máxima seguridad en la nube: por que a lo mejor te da miedo la nube, pero no eres consciente de que los documentos en papel plantean numerosos peligros. Con nosotros puedes contar con copias de seguridad diarias para que tus datos siempre estén a salvo.
Tu empresa necesita dar este paso para mejorar su competitividad y optimizar sus procesos internos. Es hora de tomar la decisión y dar el paso a la digitalización de documentos. Muchas empresas como la tuya ya lo han conseguido y ahora es tu turno.
Si quieres gestionar tus documentos en la nube, te invitamos a plantearnos tus preguntas a través de nuestro teléfono +34 951 085 186 o escribirnos un mensaje. ¿Hablamos?
Y organizar los documentos. Esto permite, a su vez, muchas otras ventajas. Como cumplir con más facilidad la destrucción de documentos que impone el RGPD.
Los papeles y las estanterías con AZ van ocupando sitio y sitio con los años. Desde luego hay que liberar espacio en la oficina para poder respirar y trabajar.
¿qué recomiendan para las empresas que están hasta arriba de papeles?
Pueden buscar empresas de digitalización que se encarguen de ello. O bien si quieren hacerlos ustedes mismos, sería establecer el protocolo de usar todo digital en la medida de lo posible a partir de una fecha. Establer personal o un tiempo para ir poco a poco digitalizando información antigua que pueda ser destruida o liberada. Depende de la empresa claro, hay algunas en que los papeles les obligan a tenerlos 5 años.
Las soluciones de gestión documental de SGAIM contemplan un conjunto de operaciones de gestión del archivo físico desde el inventariado de la documentación hasta su custodia y destrucción final.
Hola Sgaim, Cuando queráis podéis integrar Dataprius, tenemos una API muy sencilla. No tendría mucho sentido digitalizar y no usar los documentos en la Nube, ese paso fundamental lo tenéis con nosotros.
Todas las empresas deberían digitalizar todos sus documentos. Es la única forma de garantizar su seguridad y facil gestión y además ocupan menos
Hola super interesante el articulo. Si alguien en Barcelona necesita digitalizar documentos esta empresa me resulto de mucha ayuda: Gestió Documental.
Muy interesante. Permite ahorrar en infraestructura y tener una capacidad fe respuesta inmediata ante el pedido de informacion.
Super interesante! Muy importante llevar el control de todo el proceso de digitalización para lograr los mejores resultados.
Me parece muy importante aclarar conceptos como estos, sobre todo para todas aquellas empresas que aún no se han digitalizado! saludos
Gracias.
Muchas gracias por compartir este post, la verdad que la digitalización está cada vez más presente y es interesante que los negocios den el paso para mejorar sus procesos y se vuelvan más productivos.