Datos en la nube: cómo garantizar la privacidad

Una de las preocupaciones de los departamentos de informática cuando quieren almacenar datos en la nube es sin duda la protección de la privacidad. Subir datos sensibles a la nube hace más importante que nunca que dispongamos de un buen sistema de seguridad para evitar que nuestros datos caigan en malas manos.

Como siempre ocurre, el flanco más débil de la seguridad online acaba siendo el usuario, por lo que una de las claves para proteger tus datos en la nube y garantizar la privacidad es sin duda controlar los permisos de usuario, pero eso no quiere decir que para ti como empresario la nube no sea la mejor solución.

Los errores que muchos cometen al subir datos en la nube 

Muchas empresas que utilizan servicios en la nube acaban muchas veces cometiendo el mismo error:

• Darle la contraseña de acceso a un empleado o a una persona externa, en lugar de crearle un usuario con los permisos correspondientes.
• Enviar contraseñas por correo electrónico a otros ordenadores, de cuyas medidas de seguridad no tenemos noticia, ni tampoco si el usuario es responsable.
• Compartir un documento con otra persona que tiene otra cuenta en el mismo software (tipo Dropbox) y que puede acceder a ésta desde el ordenador de su casa, o a través de Internet con un portátil en una cafetería conectado a una red pública.
• No terminar la sesión de su programa de almacenamiento en la nube, con lo que al final cualquiera que entra en ese ordenador puede subir y descargar archivos.
• No leer las políticas de privacidad de las empresas de almacenamiento en la nube, ya que muchas de ellas de hecho no se encuentran localizadas en Europa y pueden no estar adaptadas a las exigencias de la normativa europea.

Si te das cuenta, el peligro no está en la nube, sino en lo que hacemos con ella y en la manera de usarla.

Muchas medidas de seguridad informática hay que implementarlas a nivel interno, como simplemente el hecho de no estar enviando nuestras contraseñas a todas partes, porque no se sabe dónde pueden acabar.

Los riesgos que afectan a tu privacidad tienen que ver con el usuario

Un empleado decide llevarse trabajo a casa para terminarlo antes del lunes. Y en consecuencia, él ya tiene acceso a un programa de almacenamiento en la nube, al que accede desde su portátil en su ordenador personal.

Sin embargo, ese ordenador no cuenta con las mínimas medidas de seguridad. Puede tener un troyano o un software espía instalado, sin que el usuario sea consciente de ello, y que otra persona a kilómetros de distancia pueda tener acceso a tus datos privados, e incluso datos de terceros que estás obligado a proteger en cumplimiento de la RGPD.

En definitiva, siempre que das contraseñas por Internet y siempre que gestionas de manera inadecuada la nube, aumentas los riesgos de que tus datos y tu privacidad se puedan ver afectados.

Porque muchas veces no tiene nada que ver con nosotros mismos, sino con otros usuarios en los que hemos confiado ciegamente.

La consecuencia es que no medimos bien las consecuencias y el alcance que tendría para nuestro negocio. Si en una PYME con unos pocos empleados ya puede ser complejo, imagínate si eres director de una empresa de gran tamaño. Es una locura para proteger la privacidad.

Para usar la nube, necesitas:

• No estar multiplicando los archivos en decenas o cientos de ordenadores, portátiles, tablets y móviles, y que luego todo esté sincronizado, como pasa con Dropbox o Google Drive.
• En lugar de tener una sola cuenta e ir enviando la contraseña a diestro y siniestro a los que la necesiten, que haya una sola herramienta de almacenamiento como Dataprius, pero con muchos usuarios, según el n.º de empleados que necesite acceder.
• Gestionar correctamente los permisos de cada usuario. No todo el mundo tiene por qué acceder a todo lo que tienes almacenado, y más en una gran empresa, donde la información es enorme y los datos están en continuo crecimiento.
• No depender de la seguridad informática de los dispositivos desde los que los usuarios se conectan. Es decir, tus datos tienen que estar a salvo en un software en la nube donde el usuario tenga que iniciar sesión con un usuario y una contraseña seguras, y que cuando se vaya de la página, la sesión expire por defecto.
• Evitar descargar archivos de la nube en ordenadores, ya sean de la propia oficina o externos. Es mejor trabajar directamente sobre el software en la nube, lo que libera tus ordenadores de espacio, pero también facilita mucho más coordinación y es mil veces mejor para la privacidad de tus datos.

En pocas palabras, simplificar. Controlar la seguridad de un equipo informático es muchísimo más fácil que gestionar la seguridad de cientos de equipos y dispositivos sobre los que no tenemos control.

En una empresa de tamaño mediano o grande, controlar tantos dispositivos no sólo es una locura para cualquier Departamento de Informática, es totalmente improductivo. Porque, como decíamos antes, el eslabón más débil de la seguridad informática siempre es el usuario y el exceso de confianza.

¿Cómo te ayuda Dataprius?

Dataprius es un programa de almacenamiento en la nube en el que puedes almacenar toda la información que necesites y gestionar los permisos de usuario.

Entrar aquí para descargar Dataprius.

La información está en la nube, en una ubicación externa a tu empresa, pero no es un sincronizador de documentos. Te conectas al software a través de Internet con un usuario y contraseña y podrás ver y modificar archivos en tiempo real, sin necesidad de descargarte ficheros, ni de subirlos.

Tu software Dataprius tiene también integrados programas como el paquete de Office, para que puedas trabajar con documentos de Word, Excel o presentaciones Powerpoint sin necesidad de que tengas la suite de Microsoft instalada en tus ordenadores.

Trabajas en la nube con la máxima privacidad, gestionas permisos y contraseñas de los usuarios y no tienes necesidad de poner en riesgo tus datos porque no tienes que enviar contraseñas y sólo das permiso para que los usuarios vean lo que tú quieres que vea cada uno.

¿Está tu empresa buscando una solución de almacenamiento en la nube? Te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros si tienes cualquier pregunta.