Si no tienes una forma fácil, segura y eficaz de compartir documentos entre empleados, trabajar en equipo puede convertirse en una auténtica locura.
No puedes dejar esto a la espontaneidad en tu empresa, que es lo que muchos empresarios suelen hacer.
Es malo tanto para la productividad como para la seguridad de los datos. A lo mejor incluso ya has tenido problemas por esto.
Tu misión es empezar a facilitar las cosas para que compartir información a nivel interno sea más fácil y más ágil.
En este artículo te vamos a mostrar cuál es la mejor forma de que tus empleados puedan enviar archivos de Word, de Excel, informes y bases de datos o de lo que te da la gana y sin complicarte la vida.
Los 3 errores típicos que cometemos cuando queremos enviarle un archivo a otros empleados que trabajan en la misma oficina
Olvídate de los métodos antiguos y obsoletos para compartir ficheros entre usuarios/empleados:
- Enviar mails. Usamos el e-mail para enviarnos documentos adjuntos, que poco a poco van ocupando espacio en nuestro servidor, hasta que tenemos la bandeja de correo de nuestro servidor con un miles de mails internos que ya no sirven para nada.
- Usar discos duros externos o memorias USB. Nos pasamos los documentos con un dispositivo físico, por ejemplo un USB o un disco duro externo, con los riesgos que esto implica porque son dispositivos físicos que pueden estropearse. Aún peor; hay quienes guardan ahí las copias de seguridad.
- Imprimir papel… cuando no hace ninguna falta. Imprimimos todo y se lo damos a la persona que corresponde, lo que supone un coste de papel absurdo hoy día, porque probablemente esa persona podía consultar el documento en el ordenador, sin que hiciera ninguna falta imprimirlo. Estamos gastando dinero y no ayudamos nada al medio ambiente.
Ninguna de estas fórmulas es la más adecuada en una oficina, donde lo lógico es tener una red informática de área local, de manera que podamos compartir documentos.
Una alternativa muy cómoda y segura, pero no suficiente: crear una red local
En la empresa, puede que necesites compartir documentos con otros usuarios que utilizan el mismo ordenador. O con otros empleados de la empresa que usan otros ordenadores, pero necesitan tener acceso a tus archivos.
Si tienes los ordenadores conectados en red, compartir los documentos es muy fácil en Windows 10.
- Le das al botón derecho sobre la carpeta que quieres compartir
- Haces clic en “Conceder acceso a” y marcas la opción “usuarios específicos”
- Indica los usuarios a los que quieres conceder acceso, o quítale el acceso a quien no quieras que pueda visualizarlo y modificarlo.
Sin embargo, depender únicamente de tu red interna no es la mejor forma hoy día de trabajar. Porque las empresas ya no funcionan como antes.
Ahora nos estamos moviendo constantemente. Necesitamos poder acceder a los datos desde cualquier parte.
Es posible que incluso tengas trabajadores a distancia, o en otras sedes o delegaciones en otras ciudades o países que necesitan acceder a los mismos datos.
El problema n.º 1 cuando compartes tus archivos en una red local
¿Cuál es el problema de compartir documentos y archivos de esta forma en Windows?
Pues principalmente, que estás trabajando con una red local
Solamente puedes visualizar y modificar esos archivos cuando estás en las dependencias de tu empresa y con los ordenadores encendidos.
Si tú estás de viaje, en tu casa o en la calle, y necesitas consultar documentos de tu empresa que están almacenados en los ordenadores, no puedes hacerlo.
Tienes que desplazarte físicamente al lugar en el que está el equipo informático, encenderlo y visualizar y modificar, borrar o editar el archivo que te interesa.
La nube es la solución que necesitas: accede a tus archivos desde donde quieras
Es mucho mejor utilizar la nube, más eficaz y más seguro, con un servicio que además esté pensado especialmente para empresas.
Como Dataprius, tu software de almacenamiento cloud para empresas:
- Un software de almacenamiento en la nube, que podrás consultar desde el móvil, el tablet o el ordenador, estén o no estén tus ordenadores encendidos.
- Puedes crear, modificar y borrar archivos en tiempo real. Los datos NO estarán sincronizados en múltiples ordenadores, como pasa con la mayoría de este tipo de software (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc), dando a lugar a verdaderos líos con los permisos de acceso y la actualización de los archivos. Aquí te conectas, haces lo que quieras y te vas.
- Tendrás siempre tus datos a salvo y contarás con copias de seguridad automatizadas, para que incluso si explotan tus ordenadores o hay un incendio en tu empresa, tu información siempre esté a salvo.
¿Quieres probar Dataprius gratis y compartir archivos de manera mucho más fácil? Es muy sencillo. Descárgatelo ahora desde nuestra web para instalarlo en tu ordenador.
Tenéis mucha razón en lo que explicáis en este artículo, sobre todo con lo que decís sobre el constante envío de emails y con que las empresas ya no funcionan como antes. Desde que empecé a trabajar con la aplicación han disminuido considerablemente el envío de ficheros por emails ya que he concedido permisos a los clientes para que puedan acceder en cualquier momento a aquellas carpetas que les correspondan, además por trabajo paso mucho tiempo fuera de la oficina, pero en cualquier momento y lugar accedo a los documentos que necesito y es algo que ya se ha vuelto imprescindible para mi día a día.
Gracias y enhorabuena por el trabajo que hacéis.
Totalmente de acuerdo. Cuando no usaba la Nube en nuestra empresa Outlook se convirtió poco a poco en el almacenamiento de archivos. ¡Vaya locura! Muchos en la oficina manejábamos los ficheros desde nuestro propio ordenador sin orden ni control. Para mi la Nube es el lugar de almacenamiento como los antiguos armarios de la empresa. Es un lugar central dónde todo el mundo sabe el lugar de localización de los documentos, con seguridad, con backups y con protección de datos. Un formateo de un PC, un virus o no tener el ordenador a mano no impide acceder a los documentos. Se mejora la eficiencia, el orden, la seguridad y la disponibilidad de los datos. ¡Enhorabuena por vuestros productos!
Hola te consulto por el servicio. Somos un estudio y compartimos bastante información entre 4 usuarios
Principalmente Excel word y algunos archivos de imágenes livianos.
Estamos en Argentina y los precios en dólares de estos aumentaron
Comentame que propuesta tienen. Gracias Virginia
Hola Virginia, toda la información está en https://dataprius.com, en la parte superirior de la web hay un botón que lleva al cálculo de precios.
Saludos.
Hola, Quiero compartir carpetas con atributos totales y otros de solo lectura, pero de la maquina que deseo compartir no me sala la opcion “Conceder acceso a”, pero dice “compartir con”, bueno al escoger el usuario especifico no me permite compartir, para eso tengo que agregar como usuario a TODOS y recién puedo tener acceso, pero otro problema si TODOS está como LECTURA nadie puede modificar y con LECTURA y ESCRITURA, todos los usuarios pueden modificar. Pero no me permite elegir quienes con lectura y quienes con acceso total. Cual es el error? o donde cambio para que aparezca la opcion: “Conceder acceso a”.
De la PC que sale la opcion “Conceder acceso a”, si puedo escoger los atributos.
Gracias, espero su ayuda
Hola Jeremias, Envía un mensaje a Dataprius desde Contacto y quedará resuelta la duda, compartir de solo lectura y sin descargar es bien sencillo.
Saludos.