Cómo compartir archivos con otros usuarios de tu empresa y dejar de complicarte la vida

Si no tienes una forma fácil, segura y eficaz de compartir documentos entre empleados, trabajar en equipo puede convertirse en una auténtica locura.

No puedes dejar esto a la espontaneidad en tu empresa, que es lo que muchos empresarios suelen hacer.

Es malo tanto para la productividad como para la seguridad de los datos. A lo mejor incluso ya has tenido problemas por esto.

Tu misión es empezar a facilitar las cosas para que compartir información a nivel interno sea más fácil y más ágil.

En este artículo te vamos a mostrar cuál es la mejor forma de que tus empleados puedan enviar archivos de Word, de Excel, informes y bases de datos o de lo que te da la gana y sin complicarte la vida.

envío de información a otros empleados

Los 3 errores típicos que cometemos cuando queremos enviarle un archivo a otros empleados que trabajan en la misma oficina

Olvídate de los métodos antiguos y obsoletos para compartir ficheros entre usuarios/empleados:

  • Enviar mails. Usamos el e-mail para enviarnos documentos adjuntos, que poco a poco van ocupando espacio en nuestro servidor, hasta que tenemos la bandeja de correo de nuestro servidor con un miles de mails internos que ya no sirven para nada.
  • Usar discos duros externos o memorias USB. Nos pasamos los documentos con un dispositivo físico, por ejemplo un USB o un disco duro externo, con los riesgos que esto implica porque son dispositivos físicos que pueden estropearse. Aún peor; hay quienes guardan ahí las copias de seguridad.
  • Imprimir papel… cuando no hace ninguna falta. Imprimimos todo y se lo damos a la persona que corresponde, lo que supone un coste de papel absurdo hoy día, porque probablemente esa persona podía consultar el documento en el ordenador, sin que hiciera ninguna falta imprimirlo. Estamos gastando dinero y no ayudamos nada al medio ambiente.

Ninguna de estas fórmulas es la más adecuada en una oficina, donde lo lógico es tener una red informática de área local, de manera que podamos compartir documentos.

Una alternativa muy cómoda y segura, pero no suficiente: crear una red local

En la empresa, puede que necesites compartir documentos con otros usuarios que utilizan el mismo ordenador. O con otros empleados de la empresa que usan otros ordenadores, pero necesitan tener acceso a tus archivos.

Si tienes los ordenadores conectados en red, compartir los documentos es muy fácil en Windows 10.

  1. Le das al botón derecho sobre la carpeta que quieres compartir
  2. Haces clic en «Conceder acceso a» y marcas la opción «usuarios específicos»
  3. Indica los usuarios a los que quieres conceder acceso, o quítale el acceso a quien no quieras que pueda visualizarlo y modificarlo.

Sin embargo, depender únicamente de tu red interna no es la mejor forma hoy día de trabajar. Porque las empresas ya no funcionan como antes.

Ahora nos estamos moviendo constantemente. Necesitamos poder acceder a los datos desde cualquier parte.

Es posible que incluso tengas trabajadores a distancia, o en otras sedes o delegaciones en otras ciudades o países que necesitan acceder a los mismos datos.

compartir datos fácilmente

El problema n.º 1 cuando compartes tus archivos en una red local

¿Cuál es el problema de compartir documentos y archivos de esta forma en Windows?

Pues principalmente, que estás trabajando con una red local

Solamente puedes visualizar y modificar esos archivos cuando estás en las dependencias de tu empresa y con los ordenadores encendidos.

Si tú estás de viaje, en tu casa o en la calle, y necesitas consultar documentos de tu empresa que están almacenados en los ordenadores, no puedes hacerlo.

Tienes que desplazarte físicamente al lugar en el que está el equipo informático, encenderlo y visualizar y modificar, borrar o editar el archivo que te interesa.

La nube es la solución que necesitas: accede a tus archivos desde donde quieras

Es mucho mejor utilizar la nube, más eficaz y más seguro, con un servicio que además esté pensado especialmente para empresas.

Como Dataprius, tu software de almacenamiento cloud para empresas:

  • Un software de almacenamiento en la nube, que podrás consultar desde el móvil, el tablet o el ordenador, estén o no estén tus ordenadores encendidos.
  • Puedes crear, modificar y borrar archivos en tiempo real. Los datos NO estarán sincronizados en múltiples ordenadores, como pasa con la mayoría de este tipo de software (Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc), dando a lugar a verdaderos líos con los permisos de acceso y la actualización de los archivos. Aquí te conectas, haces lo que quieras y te vas.
  • Tendrás siempre tus datos a salvo y contarás con copias de seguridad automatizadas, para que incluso si explotan tus ordenadores o hay un incendio en tu empresa, tu información siempre esté a salvo.

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