Hablamos de esas aplicaciones que permiten a las empresas el teletrabajo por parte de sus empleados. Si la empresa ya dispone de servicios en la Nube, estos por su naturaleza ya podrían ser adecuados para teletrabajo desde casa o desde cualquier lugar.
Cualquier plataforma o servicio en la Nube que vaya a ser utilizado por una empresa ha de cumplir unos requisitos diferentes a los de las aplicaciones populares o de uso personal.
Comprobamos con cuatro cuestiones básicas si el proveedor de ese servicio en la Nube, puede ser utilizado para el teletrabajo de forma segura y legal.
¿A qué nos referimos con segura? A que esa empresa proveedora no va a ceder o vender nuestros datos a terceros.
¿Y con legal? Nos referimos a que cumpla la normativa europea vigente en materia de protección de datos. RGPD.
Es importante realizar estas comprobaciones ya que en las empresas se trabaja con datos sensibles como información de clientes, números de cuentas bancarias, domicilios, documentos de identidad y muchos más datos privados, que de hecho, dependiendo de la actividad desarrollada, puede contener información mucho más delicada aún, como es el caso de clínicas, hospitales, bancos, etc.
Debido a la epidemia de Coronavirus que estamos viviendo, la demanda de teletrabajo no solo ha aumentado considerablemente en las útimas semanas sino que en gran cantidad de empresas, su implantación está siendo forzosa.
Cuatro cuestiones básicas para comprobar si el teletrabajo ofrecido es Seguro y Legal.
1) ¿Dónde está la empresa?
Normalmente podemos averiguar esta información en el pie de página de la web de la empresa. Si no figura la dirección, entonces suele estar en el apartado «Contacto» o bien en el «Aviso Legal».
Si encontrar esta información resulta demasiado complicado, es muy probable que la empresa no sea fiable ya que si asi fuera no ocultarían su domicilio social ni su localización.
Si la empresa está en Estados Unidos, has de saber que tienen leyes propias para protección de datos. Si tiene sede en un paraíso fiscal entonces es aún peor.
Que la empresa esté en Europa es lo recomendable ya que las Leyes Europeas de protección de datos protegen la información de los clientes. No de las empresas proveedoras.
2) ¿Dónde almacena los archivos y los datos?
Las empresas seguras que protegen los datos de sus clientes, muestran abiertamente los lugares y proveedores de almacenamiento que utilizan, marcando la diferencia con aquellos que ocultan dicha información.
En la web del proveedor o en el apartado de «Aviso Legal», debe aparecer el lugar o lugares donde se almacenan los archivos con los que trabajas.
Deben indicarnos el lugar concreto, pues esto determina las leyes aplicables en cuanto a la protección de datos.
3) ¿Desde dónde factura?
Como ocurre con cualquier otro producto o servicio, nuestra garantía de compra es la factura o el justificante pago.
Un servicio de teletrabajo en Cloud Seguro y legal admite pagos con entidades legales y no establecidas en lugares dudosos.
Si la empresa factura desde una paraíso fiscal, mal asunto. No por la evasión de impuestos. El problema es que seguramente estemos tratando con un chiringuito financiero donde el cumplimiento de los contratos no estarán sujetos a normas jurídicas que nos proporcionen garantías.
4) Cumplimiento RGPD y firma de contratos.
A la empresa que nos vaya a proporcionar el servicio de teletrabajo y almacenamiento de nuestros archivos, se le tiene que solicitar el contrato RGPD, es decir, los contratos previstos en la ley para el tratamiento de datos por parte de terceros.
Además de estos requisitos para comprobar la seguridad, fiabilidad y legalidad de la empresa en la que vamos a depositar nuestra documentación y trabajo diario, es recomendable solicitar un periodo de prueba para descubrir y comparar las distintas funcionalidades que cada aplicación ofrece.
Desde Dataprius, entendemos como fundamentales para el teletrabajo ciertas características que agilizan su operativa, como por ejemplo:
- Edición directa de los documentos desde la aplicación.
- Conversión de archivos en distintos formatos.
- Firma digital de documentos.
- Complemento para guardar y descargar directamente con outlook.
- Envío seguro de ficheros.
- Permisos concretos sobre las carpetas para poder trabajar y compartir con empleados y clientes.
- Registro de todas las acciones.
- Backups automáticos o copias de seguridad automatizadas.
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Muchas gracias por las recomendaciones, seguiré los consejos. Ahora que somos muchas las empresas que estamos obligadas a continuar nuestra actividad teletrabajando, es importante dedicar un momento a comprobar la fiabilidad y el cumplimiento rgpd de la plataforma en la que alojamos nuestros archivos. Saludos.
Un post de lo más interesante que sirve para conocer la realidad actual de muchas empresas y como comprobar que este método de trabajo es seguro y legal. Saludos.
Un miedo que suelo tener, es qué pasa si la empresa cierra. Tendré tiempo de recuperar los archivos?.
Pues claro, una empresa así no cierra de la noche a la mañana. Y más cuando el teletrabajo y la nube es el futuro. Si se diera el caso dará un tiempo razonable para que todo el mundo descargue sus archivos.