Dataprius trabajo colaborativo con documentos de Office.

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El trabajo en grupo o colaborativo se ha simplificado en Dataprius. Ahora es mucho más fácil editar Word, Excel o Powerpoint con varios usuarios conectados al mismo tiempo.

A partir de la versión 7.4 de Dataprius se dispone de esta característica integrada en la aplicación de escritorio.

Todos los usuarios de una cuenta pueden abrir un mismo documento de Office para modificarlo simultáneamente online.

Edición colaborativa online

Integración de OnlyOffice

Recordemos que Dataprius es un sistema en Cloud para empresas que cumple las normativas de seguridad y protección de datos. En virtud de esto, no puede usar herramientas de terceros que almacenan los archivos en otros lugares como es el caso de Google Docs.

OnlyOffice es ya mejor que sus competidores en muchos aspectos, el mejor lugar para ver una comparativa es la propia web de OnlyOffice (en inglés):

La principal ventaja para Dataprius es que OnlyOffice se instala en servidores propios y los datos solo dependen de la empresa que proporciona el servicio, en este caso Dataprius. No salen del dominio y protección de datos de su Cloud.

Pero lo mejor de todo, es la experiencia, a nuestros usuarios les encantan estos editores.

La empresa que desarrolla OnlyOffice tiene su sede en Letonia, país miembro de la UE y cumple RGPD. Hay empresas increíbles de tecnología en Europa con productos que superan a los de Estados Unidos, el único problema es que no se conocen tanto. De hecho Estonia y Letonia son dos potencias mundiales en el mundo digital.

La edición colaborativa de documentos en Dataprius.

Con esta nueva función integrada, Dataprius ofrece la posibilidad de trabajar en colaboración con otros usuarios sobre un mismo documento.

Tener en cuenta que se puede trabajar sin la necesidad de tener instalado el paquete Office en el ordenador. Esto se aplica tanto si una sola persona edita un archivo como si múltiples usuarios actúan simultáneamente sobre un mismo documento. Basta con tener instalada la aplicación de Dataprius.

Las características más importantes de esta nueva función son, entre otras:

  • Acceso simultáneo de multi-usuarios al documento editado.
  • Visualización de cambios en tiempo real.
  • Indicación visual de compañeros que se encuentran editando y de aquellos que están conectados y se les puede enviar invitación para unirse a la edición online.
  • Chat para compartir ideas y sugerencias en equipo.
  • Comentarios para describir la tarea a realizar o para resolver problemas o errores

Edición online multi-usuario.

Comenzar a editar un archivo es tan sencillo como hacer click en “Edición Online” tal y como se muestra en la imagen.

Opción de edición online en la barra del documento seleccionado de Dataprius.
Opción de edición online del documento seleccionado.

Una vez se inicia la edición online, el documento en cuestión, se abrirá en tu escritorio Dataprius para empezar a trabajar sobre él directamente en tu propia Nube.

Una vez empecemos a editar el archivo, la aplicación nos mostrará aquellos compañeros que simultáneamente se encuentran trabajando sobre el mismo, al igual que nos mostrará aquellos usuarios que se encuentren conectados, con la posibilidad de enviarles una invitación para unirse al trabajo en equipo.

Usuarios conectados a la edición online del documento. Invitación a edición colaborativa.
Invitación a edición colaborativa.

Aquellos usuarios que se encuentren conectados y se les envíe invitación para edición compartida, recibirán el siguiente aviso:

Invitación recibida para editar documento Word en grupo.
Invitación recibida para editar documento word en grupo.

Pulsando el botón “Editar Archivo” se abrirá el documento y nos uniremos al resto de personas que lo están editando.

Además admite múltiples formatos a parte de los conocidos de Word, Excel y Powerpoint. Más adelante incluimos una lista.

Destacando que el sistema no necesita conversiones y podemos abrir los documentos de los formatos admitidos sin ningún tipo de problema, se trabaja en el formato original.

Supone otra forma de evitar sobrescrituras y conflictos.

Es una máxima de Dataprius el impedir pérdidas de información. El sistema nunca produce conflictos de archivos porque no es un sincronizador. Hasta ahora, con la edición tradicional, eso se resolvía con un bloqueo del fichero que mostraba un mensaje si queríamos editar un archivo que estaba siendo modificado por otra persona.

Con la edición online, tampoco existen archivos en conflicto. Si alguien con permisos entra a editar el mismo documento podrá comprobar que hay otra persona, unirse a la edición o cerrar y esperar.

Guardado automático para no perder nada de trabajo.

El autoguardado es una función que consiste en guardar de manera automática los cambios que se van realizando sobre un documento, tanto si se edita de manera individual como si se trabaja sobre el documento en equipo.

El intervalo en el que se guarda de forma automática está entre 1 minuto y 8 minutos, el sistema lo determina según los los cambios realizados.

Además de este guardado, también se hacen las típicas Autocopias de Dataprius en intervalos de 30 minutos y el sistema mantiene 14 de ellas.

Comentarios y chat también en la edición colaborativa de documentos.

Esta herramienta puede ser muy útil para la coordinación del trabajo en equipo sobre el documento.

Edición compartida chat y comentarios

Se podrá trabajar con la misma mecánica tanto si os encontráis en distintas ubicaciones dentro de una misma oficina, como si se trata de una empresa con localización en distintas ciudades y/o países o si cada empleado teletrabaja desde casa.

Es posible añadir comentarios sobre el texto deseado y éste quedará resaltado en el documento. Se gestionan muy fácilmente pudiendo añadir, editar, responder y eliminar los mismos.

La función de chat, es perfecta para mantener conversaciones necesarias sobre el trabajo que se está realizando pero hay que tener en cuenta que los mensajes de Chat se almacenan solo durante una sesión.

Comentarios y anotaciones sobre el documento

Para discutir el contenido del documento es mejor usar comentarios que se almacenen hasta que decida eliminarlos.

Formatos de archivos admitidos para las diferentes herramientas Office

Edición Word

Extensiones: doc, docx, dotx, odt, ott, rtf, txt, thml

Edición Excel

Extensiones: xls, xlsx, xltx, ods, ots, csv

Edición Powerpoint

Extensiones: ppt, pptx, potx, odp, otp

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