El almacenamiento en la Nube es mucho más que guardar ficheros.

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El almacenamiento en la Nube NO consiste en guardar los ficheros. Cualquier plataforma que ofrezca este servicio, proporciona una serie de utilidades que exceden ampliamente el básico concepto de almacenamiento.

Cuando los archivos residen en Cloud, la plataforma proporciona características y utilidades alrededor de ese almacenamiento:

  • Compartir los documentos o carpetas con los empleados o colaboradores.
  • Acceso a los ficheros almacenados mediante aplicaciones de escritorio, móviles o web.
  • Envío de esos archivos mediante enlaces.
  • Capacidad de ofrecer acceso a nuevos usuarios o denegarlo.
  • Establecer roles de trabajo con los ficheros mediante permisos.
  • Edición de los documentos y control de versiones guardadas o copias.
  • Búsquedas de los archivos.
  • Backups o copias de seguridad.

Estas son tan solo algunas de las prestaciones o utilidades que acompañan a un almacenamiento. Como vemos superan en extremo a un disco duro.

Nadie usa el Almacenamiento en la Nube solo para Almacenar

Almacenamiento de archivos y carpetas
Almacenamiento de archivos en la nube o cloud.

Usar el almacenamiento en la Nube para solo guardar los archivos en otro lugar es empleado de forma minoritaria. Solo un 3% de las cuentas de de servicios en la Nube se utilizan para esto.

En la actualidad, las empresas migran a la Nube por motivos que nada tienen que ver con el almacenamiento.

  • Para liberarse de las infraestructuras informáticas de la empresa.
  • Por motivos de seguridad, delegando el control y mantenimiento en los servicios contratados.
  • Por motivos legales, almacenar datos sensibles y cumplir normativas RGPD.
  • Ofrecer acceso a la información, movilidad y teletrabajo a sus empleados.
  • Disponer del control de la información sin dependencia de personal informático.

En los tiempos en que vivimos, dónde ha cobrado fuerza la necesidad del Teletrabajo tiene mucho sentido recuperar el viejo concepto de utilidad de la Nube con el que se ofrecían los servicios de almacenamiento en la Nube:

El almacenamiento en la nube cubre una necesidad general de hacer que los archivos estén disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Primer paso más alla de almacenar en la nube.

Más allá de almacenar o guardar los archivos en la nube, se impone la necesidad de poder acceder, gestionar y controlar lo almacenado.

No siempre se necesitan miles de GBs de almacenamiento, sin embargo es importante que esos contenidos se encuentren correctamente organizados en sus carpetas, sabiendo quién puede acceder y que se haga uso de ellos con un solo click de ratón.

Una biblioteca puede contener millones de volúmenes pero de nada sirven dos millones de libros si no es posible encontrar el que necesitas o si al compartirlos no se registra con quién. Si hay varias puertas que permiten en acceso sin control o si cualquiera puede cambiar sus textos, por ejemplo.

Es la hora de trabajar directamente en la Nube.

Muchas han sido las empresas que se han visto “obligadas” por la situación de pandemia a trabajar en la nube o teletrabajar desde casa de una semana para otra.

Teletrabajo en Cloud
El teletrabajo o trabajo remoto desde casa o cualquier otro lugar, es trabajar en la nube.

La Nube ha de aportar las herramientas necesarias para que el trabajo diario no dependa del ordenador ya que debe permitirte seguir trabajando desde cualquier otro lugar y dispositivo en caso de rotura, virus o como sucede en la actualidad, situación de emergencia sanitaria.

Las empresas y profesionales son los primeros que necesitan un control sobre lo almacenado y poder trabajar directamente en ello. Es necesaria la interacción, el control y la seguridad de los archivos.

Características del trabajo directo en cloud.

  1. Crea y elimina carpetas para disponer de un organizado archivo digital, donde la documentación se encuentre en cuestión de segundos.
  2. Edición directa de los archivos en la propia nube. Trabajando en cloud, la información estará siempre actualizada.
  3. Trabajo colaborativo entre compañeros.
  4. Compartir archivos con otras personas.
  5. Copias de seguridad con regularidad para mayor seguridad.

Más alla de almacenar y trabajar en la nube.

Sistema en cloud que cumpla RGPD.

Se trata de la normativa de privacidad y protección de datos vigente en Europa RGPD, a la cual las empresas europeas y entre ellas como es lógico las españolas, están sujetas.

RGPD. Reglamaneto General de Protección de Datos. Europa
RGPD. Normativa europea vigente de protección de datos.

Con un proveedor de almacenamiento de archivos en la nube que cumpla con esta normativa, no necesitará hacer auditorías internas de seguridad ni demostrar que sus almacenamientos internos cumplen con la ley. Tampoco necesitará software de cifrado ni extras.

Utilizando Dataprius externaliza y legaliza su almacenamiento de archivos ya que firma el contrato previsto por la ley para el tratamiento de datos por parte de terceros. Se entregan en PDF firmado con los datos de ambas partes.

Documentación de la empresa centralizada en un único lugar.

A diferencia de lo que ocurre con los sincronizadores, la información debe residir en un único lugar, accesible sólo para aquellos miembros y colaboradores de la empresa que dispongan del correspondiente permiso.

Almacenamiento centralizado de carpetas
Almacenamiento centralizado de la documentación.

Trabajando con Dataprius, esto se traduce en que la documentación se mantiene actualizada en todo momento y con control absoluto sobre el acceso a la información.

Dataprius como intranet de documentos en la empresa.

Las organizaciones generan gran cantidad de documentación para dar soporte a su operativa diaria. Si la información NO está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada produce una ineficacia operativa.

Intranet en la Nube. Ordenadores conectados en red.
Intranet en la nube o cloud.

Una intranet corporativa como Dataprius pone a disposición de la empresa esta información, las 24 horas del día, los 365 días del año, trabajando en la oficina, estando de viaje o desde la casa haciendo trabajo remoto o teletrabajo. Permitiendo trabajar y compartir archivos y carpetas por esta red privada, siempre bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que cada persona puede ver únicamente lo que le corresponde.

Sustituto de servidores e infraestructuras informáticas.

La instalación en la empresa de infraestructuras informáticas de almacenamiento y servidores, ya es cosa del pasado.

Ya no es necesario adquirir ese hardware y software que pronto quedará obsoleto, que requiere mantenimiento y cuya seguridad ha de ser revisada permanentemente.

La nube ofrece un sistema de pago por uso muy flexible que se adapta a la necesidad de consumo de cada empresa y cada momento.

Dataprius. Mucho más que almacenar.

En un sistema como Dataprius el almacenamiento en Nube es tan solo la base que permite gestionar y trabajar con los archivos de la empresa.

Características extras teletrabajando con Dataprius.

  • Si suele trabajar con outlook, guarde directamente los documentos adjuntos recibidos por email, sin necesidad de descargarlos y tener que posteriormente subirlos a la nube. Con el complemento outlook de Dataprius, a golpe de click tendrá sus adjuntos en su nube privada.
  • Edición online de sus documentos excel, word y powerpoint con la integración con office.
  • Guardado automático al editar los archivos o autocopias.
  • Conversión de formato de archivos haciendo click con el botón derecho del ratón.
  • Firma documentos PDF con tu certificado digital desde la aplicación en dos sencillos pasos: Selección del certificado con el que se desea firmar y posicionar la firma.
  • Envío seguro de archivos. Se pueden enviar correos con multitud de archivos adjuntos y de gran tamaño.
  • Otorga permisos de acceso a carpetas y subcarpetas de manera sencilla. Perfecto para que cada departamento tenga acceso sólo a su contenido, y los superiores control de todo. También muy útil para que los clientes tengan acceso a su documentación sin poder visualizar nada más.
  • Historial. Todas las acciones realizadas por sus usuarios, quedarán registradas para un control total sobre los documentos de la empresa.
  • Backup automático semanal gratuito para mayor seguridad de sus archivos. Si se desean más, por ejemplo, un backup o copia de seguridad diaria, solo tiene que solicitarlo.

Si desea descubrir el resto de funcionalidades de Dataprius, para el trabajo diario con los archivos en la empresa, puede probarla de manera gratuita y sin compromiso.

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8 comentarios

  1. Muy completo, gracias!

    ¿Entre Dropbox y Google Drive cuál sería más reconendable?

  2. excelente artículo, me encantó 😀

  3. Me encantó este post. Completo y muy nutrido, saludos.

  4. Buenas muy interesante tu artículo encantado

  5. Para proyectos donde trabajen 2 o más personas y no pueden reunirse la nube es la solución gracias por el articulo.

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