El almacenamiento en la Nube es ya una herramienta imprescindible en multitud de empresas. Se tienen claras las ventajas, pero se detecta un inconveniente de peso.
Existe un creciente número de usuarios que manifiestan su descontento, debido a la desorganización y el caos en torno a los archivos almacenados.
Aunque los sistemas de almacenamiento en Nube han proporcionado grandes ventajas a las empresas, sobre todo a la hora del acceso a la información, también han provocado problemas de organización y control de la información.
El origen del problema es el modelo de almacenamiento en la Nube adoptado mayoritariamente. Tenemos claro que es el Disco Virtual, dónde los mas usados son Google Drive y Dropbox.
Los usuarios padecen la falta de organización y problemas de gestión con el uso del Disco Virtual en los siguientes casos:
- Al no saber dónde se encuentran los documentos.
- Al no saber a ciencia cierta si estamos tratando con la última versión de un archivo.
- Desorden en la organización de carpetas.
- Desconocimiento de qué se ha compartido con quién y cuando.
- Cambios abruptos en las estructuras de carpetas.
- Indefinición de parcelas de información según el rol del usuario en la empresa.
Los Discos Virtuales propician este tipo de situación por no haber sido diseñados para el uso empresarial.
Simplemente nacieron para su uso particular y luego se modificaron para expandir su mercado de clientes. La consecuencia es que en la actualidad muchas empresas entienden que el almacenamiento en la Nube ha de basarse en el Disco Virtual. Ante lo conocido y popular no se investigan otras soluciones.
Dicho esto, cabe remarcar que existe una gran diferencia entre simplemente almacenar y gestionar correctamente los documentos almacenados en la nube.
La gestión se basa en el control, orden y seguridad sobre los archivos almacenados.
El almacenamiento en la nube no es un cajón donde guardar archivos. Debe incluir herramientas que faciliten la gestión y el control de tus documentos.
En las empresas, el almacenamiento en la nube comienza a utilizarse con el fin de compartir archivos y de acceder a los documentos desde cualquier lugar. Una vez cubierta esta necesidad, pocas recurren a la búsqueda de otro tipo de sistemas.
El problema es que cuando se adquiere un volumen considerable de documentación, se vuelve contraproducente si el sistema no está dotado de ciertas herramientas para la adecuada gestión de su documentación.
Existen motivos objetivos que propician el desorden con los almacenamientos en la Nube convencionales.
- Los empleados asumen que el sistema es solo un medio para compartir o guardar archivos sin orden ni control.
- El sistema no impone unas dinámicas de uso que preserven la estructura de datos de la empresa. Los empleados sincronizan las carpetas de sus ordenadores. Esto provoca que los cambios en el repositorio central se vean sometidos a borrados y cambios de estructura por criterios personales individuales.
- Son habituales los conflictos de archivos y la deslocalización de las carpetas. Se propicia la creación de múltiples copias de un mismo documento.
- Al final, los archivos de la empresa se encuentran repartidos entre el almacenamiento en la Nube y los dispositivos particulares de los usuarios. Se pierde el concepto de un repositorio oficial único, el antiguo concepto de los archivadores de carpetas en papel de las empresas.
Las herramientas de gestión que un sistema de almacenamiento en la Nube debe incluir, son al menos las siguientes:
- Permisos para poder asignar acceso a carpetas según el área de trabajo de cada empleado de la empresa. De esta forma, cada persona que accede al repositorio en la Nube solo actúa con los archivos involucrados en su actividad. Se evitan confusiones, alteraciones de información y se optimiza el uso al conocer los empleados la estructura de carpetas que les concierne.
- Poder realizar búsquedas de archivos incluso por contenidos.
La búsqueda de archivos eficiente y rápida es una de las característica imprescindibles cuando se trata de la gestión del almacenamiento en la Nube. Es importante que estas búsquedas estén disponibles en todas las interfaces de la plataforma tanto en sus versiones de escritorio como en las aplicaciones móviles y accesos web.
Se sabe que en el trabajo con los documentos en empresas, en la actualidad se emplea un 16% del tiempo en la localización de los archivos. Las búsquedas por tanto, mejoran la gestión y aportan un alto grado de eficiencia.
- La posibilidad de añadir etiquetas o metadatos para clasificar y categorizar los archivos de manera consistente.
Esto facilitará enormemente la búsqueda y recuperación de información en todo momento.
- Disponer de historial de acceso y modificación de los documentos.
El historial de acceso y edición de los documentos es una herramienta muy útil para el trabajo en equipo, ya que con él puedes saber en todo momento qué compañero accedió al documento en cuestión y cuándo lo modificó.
- Guardado automático y recurrente de los archivos que se editan online.
La herramienta de guardado automático para los documentos con los que se trabaja online, supone un extra de seguridad y tranquilidad para la empresa y la correcta gestión de su documentación. Se trata de que las modificaciones que se van realizando sobre un archivo, se vayan guardando automáticamente cada pocos segundos. En caso de ocurrir cualquier inconveniente sobre el equipo, el trabajo realizado está actualizado y a salvo.
Recomendaciones para una correcta gestión de tus archivos en la nube
Además de las herramientas mencionadas para una adecuada gestión de la documentación que la empresa almacena en la nube, ofrecemos una serie de recomendaciones para poseer siempre el control de los archivos, sin importar el volumen de datos que se maneje.
1. Establecer una estructura de carpetas lógica y coherente que refleje la organización de la empresa y facilite la navegación y búsqueda de archivos.
Este punto es fundamental y puede ser el más importante para que con el paso del tiempo y el incremento del volumen de documentos, no se vea afectado el orden y el control.
Es lo mismo que cuando se tiene establecido un criterio para la organización y el archivado de la documentación de la empresa en papel, pero a nivel digital.
2. Definir y aplicar políticas claras de permisos de acceso para evitar modificaciones o eliminaciones accidentales de archivos importantes.
Es imprescindible que cada persona solo pueda acceder a las carpetas para las que se encuentra autorizado.
Por poner un ejemplo, un trabajador de un departamento, puede que no tenga acceso a la documentación de otra sección de la empresa, o en general, los trabajadores no tienen por qué tener acceso a la información de los socios o del consejo de administración, al igual que un cliente no puede ver la documentación de otro.
Esto queda claramente definido al aplicar una estructura clara en las carpetas y los permisos adecuados sobre ellas.
3. Fomentar el uso de una única versión de cada archivo y promover la colaboración en línea para evitar la duplicación innecesaria.
Si existen diferentes versiones de un mismo archivo, puede ocurrir que no todas estén actualizadas, dando pie a que un compañero trabaje sobre un fichero que no es el correcto, o puede que se envíe por error a un cliente un documento al que le falte o sobre información.
Toda esta problemática se evita al trabajar todos en la nube con el mismo archivo.
4. Criterio fijo en toda la empresa para la nomenclatura de los archivos.
Imprescindible llevar a cabo este criterio ya que facilita enormemente la gestión de la documentación, bien a la hora de realizar una búsqueda o bien cuando nos encontramos situados sobre la carpeta en cuestión, poder detectar de un simple vistazo, cual es el documento que necesitamos visualizar, enviar, o editar.
Al seguir estas prácticas y promover una cultura de organización y colaboración en la empresa, se puede evitar el desorden y aprovechar al máximo las ventajas que ofrecen las herramienta de almacenamiento en la nube.
Para llevar a cabo todas estas recomendaciones y disponer de todas las herramientas mencionadas entre muchas otras, Dataprius es la intranet para el almacenamiento y trabajo directo con los archivos en cloud creada para empresas exclusivamente.
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Un tema muy interesante en verdad, yo en realidad se muy poco sobre el, pero he aprendido algo al leerte.
Ojalá hubiera alguna inteligencia artificial que ordenara las carpetas y limpiara basura, cosas antiguas o cosas duplicadas, moviendo y archivando cosas antiguas.
No estaría muy lejos ese día, pero aún le queda. El orden de los datos de una empresa recae por ahora en el ser humano.