Usar Software local desde nube

Muchas empresas llevan años operando con un software instalado localmente que no está pensado para la nube. Bases de datos locales tipo Access, programas de contabilidad tipo Contaplus, programas de gestión hechos a medida instalados en servidores u ordenadores propios. Fueron muy útiles en el pasado y lo siguen siendo hoy en día. Pero no se adaptan fácilmente a poder trabajar desde cualquier lugar. No consiguen la ubicuidad ni la escalabilidad ni la flexibilidad que ofrece la nube.

Para muchas tareas hay hoy en día servicios en la nube. Dataprius por ejemplo es una intranet en la nube para gestionar archivos, envíos de archivos por emails, control de flujo, backups y más funcionalidades. Está hecho desde el día 1 para la nube. Ahora bien, toda empresa lleva contabilidad. Usa una Excel, una BD propia, un contaplus, solplus, o similar. Una empresa de transportes usa otro software para gestionar rutas. Un taller de coches un programa de gestión de reparaciones. Con diferentes programas que funcionan a nivel local nada más.

¿Cómo puedo usar un programa en la nube? ¿Puedo instalarlo y usarlo desde cualquier lado?

Es una pregunta muy repetida por algunos de nuestros clientes o consultas normales. En Dataprius no permitimos instalar nada. Solo se gestionan archivos a través del software (https://dataprius.com/descargas) para que sean accesible desde cualquier lugar, sin tener que configurar ni mantener ningún hardware. Por eso se pueden subir cualquier tipo de archivos, incluso virus por ejemplo sin peligro puesto que son inocuos, es un archivo más y punto. Eso no quita que si alguien lo ejecuta su ordenador local se vea infectado, pero en nuestra nube no.

La cosa es que mucho software local no está pensado desde nunca para la nube. Sin embargo en algunas excepciones se puede hacer un punto intermedio. ¿Qué piensa un usuario? ¡Vale!, no puedo usar directamente la nube con este software, pero la BD que usa mi programa la podría guardar en la nube y en algún caso, desde otro ordenador poder usar el programa y estoy simulando la nube de modo artesanal. Y no solo eso, podría así tener una copia de seguridad o varias y tranquilidad en caso de desastre.

¿Puedo tener una copia de seguridad de mi programa en la nube?

Otra gran pregunta que nos hacen. El contaplus, facturaplus, el software X de gestión Y. Casi todos los programas que trabajan a nivel local almacenan evidentemente archivos internos, que son su base de datos interna. O la almacenan en el ordenador local o en un servidor tipo “hierro” de oficina. El trabajo del día a día está ahí. Los backups son necesarios y para el siguiente ejemplo real:

Hace unos días nos llama un cliente que ha sido víctima de un ransomware pidiendo consejo, un criptolocker que encripta los archivos y piden un rescate. ¡Un ransomware es robo con todas las letras! Por suerte los archivos que tenían en Dataprius están a salvo e inmunes a dicho ataque. Sin embargo tenía un software de gestión como los de los ejemplos anteriores y ha sido afectado por el virus. ¡Un desastre! Tiene que usar backups, una semana de trabajo perdida, un corazón en un puño.

Lo ideal es migrar a un sistema en la nube puro, pero muchas empresas por diferentes motivos no pueden ahora mismo y buscan una adaptación. Como cuando el Euro y la antigua Peseta convivían a la vez.

¿Qué puedo hacer en este caso para tener un backup del programa en la nube? ¿Cómo evito que un accidente, robo o virus me provoque un infarto? Ahí hay que jugar con la sincronización o con la carpeta vinculada. En múltiples artículos hemos hablado de que la sincronización es mala para el trabajo normal de cualquier empresa pero siempre hemos hecho hincapié que en algunos casos está justificada. Este es un ejemplo:

Ejemplo de uso de sincronización de base de datos de software local

El software, llamémosle “Contalocal” se configura o bien se investiga donde está la carpeta donde almacena su BD. Esa carpeta se puede sincronizar con Dataprius y ya tiene una copia en la nube. ¿Pero eso no protege del virus verdad? Pues sí y no. El virus encripta y renombra los archivos a lo bestia. Le pone una extensión tipo .satanxxxx con una dirección para pedir el rescate. Pero el sincronizador de Dataprius detecta que se ha borrado el archivo y se ha creado uno nuevo encriptado. Aquí está el intríngulis. La sincronización de Dataprius es especial, es de nube a local a la hora de borrar. La nube manda. Sólo se puede borrar desde Dataprius, no desde local. Por lo que Dataprius va a volver a bajar el archivo que tenía en la nube aunque el virus lo haya borrado y sustituido. Será una pelea constante, el virus borrando y dataprius volviendo a descargar.

Si se ha entendido lo anterior, se ve que es un mecanismo para tener a salvo la BD de tu software local en la nube frente a este tipo de amenazas. Un caso en que la sincronización está justificada. Cierto que llenará de archivos ….SATANxxx la nube, porque Dataprius los subirá, pero los originales seguirán estando ahí y esos simplemente molestan. Ya se podrán borrar después cuando os hayaís librado del virus.

Pero que no se olvide cuando no hay que usar la sincronización:

• Archivos en Conflicto. Conflicto de sincronización.
• Tres razonamientos que Invalidan el uso de Dropbox y Drive en la empresa.
• Almacenar en Nube ¿Solución para Ransomware o Cryptolocker?

Otra forma de guardar la base de datos local de mi software en la nube.

Hemos hablado que en vez de la sincronización se puede usar la carpeta vinculada. La idea es tener un respaldo automatizado. Esta sería una forma de hacerlo usando Dataprius:

1. Primero activar la carpeta vinculada de Dataprius.

Son dos clicks de ratón: (https://manual.dataprius.com/carpeta-vinculada-dataprius.html) Esto generará en la carpeta de Mis Documentos/Dataprius MiServer la estructura de carpetas en la nube reflejada en tu local.

2. Luego en windows hay que crearse un script backupContaLocal.bat:

3. Programar el script en windows con el Programador de Tareas de Windows.

En Desencadenadores poner cuando ha de ejecutarse el script, diariamente, cada hora, etc.

En Acciones que se ejecute el script

Listo. Cuando se ejecute el proceso copiará los archivos a esa carpeta dentro de la “vinculada” y Dataprius los subirá a la nube y posteriormente los convertirá en enlaces, por lo que tus copias de seguridad no ocuparán espacio en tu ordenador.

A tener encuenta que Dataprius debe estar activo para que se produzcan estos backups.

Con este proceso ya tienes un backup en la nube de ese programa que trabaja en local.

¿Puedo ahora trabajar desde cualquier lugar?

Con este mecanismo, la respuesta es sí, pero con restricciones. La sincronización es mala por el conflicto de archivos que ocasiona. Dos o más personas a la vez usando el programa “Contalocal” del ejemplo crearían conflictos de archivos. Así que esa es una restricción super importante. No se puede usar concurrentemente.

Si has pensado usar una BD Access de esta forma, se puede usar, pero hay que olvidarse de varias personas trabajando a la vez.

No ocurre igual con Excel o Word porque tenemos una alternativa. La edición online Office que permite trabajar a la vez varias personas sobre un mismo documento. Más información. https://blog.dataprius.com/index.php/2017/12/12/editar-excel-online-sin-office-365/

Es un equilibrio entre adoptar una solución en la nube pura y una solución híbrida local-nube. Muchas empresas con diferentes áreas de trabajo funcionan así de momento. Pero como ocurre cuando se comparte dos monedas a la vez, al final hay que adoptar una final y dejarse de conversiones.

¿Tienes algún software de estas características y quieres usarlo en la nube? ¿Te vale esta manera o piensas en una migración a la nube completa? Se agradecen comentarios que aporten ideas.