Trabajo colaborativo con Excel en la nube y errores de compatibilidad

Cuando se trabaja con Excel o con Word compartiendo los documentos en la Nube, pueden surgir pequeños problemas o inconvenientes.

Saber detectar y corregir estos problemas es necesario para evitar situaciones desconcertantes y malas interpretaciones.

¿Qué programa ofimático usa tu empresa? ¿Hay compañeros que prefieren trabajar con una determinada versión y otros con otra? Desde que los archivos Excel y Word entraron en escena hace décadas, forman parte de las empresas con miles y miles de documentos generados en el mundo cada día.

Se puede decir que es un  estándar. Lo que si ha cambiado recientemente, es que ahora estos documentos se usan para el trabajo colaborativo en el entorno profesional. Se usan, se comparten y se modifican a través de la red de la empresa o desde la Nube.

Antes lo normal es que cada trabajador manejase unos cuantos archivos en su actividad, siempre con su ordenador único, el de su oficina.

Podría tener la versión 2007 de Office durante años sin tener ningún tipo de problemas. Sin embargo, desde que existen las unidades de red, el trabajo compartido y la nube, hoy en día trabajan sobre un mismo archivo diferentes personas desde diferentes ubicaciones con diferentes dispositivos  y con versiones distintas.

Algo muy común. Errores de compatibilidad entre versiones.

Esta disparidad de versiones de Office (2007, 2010, 20XX), LibreOffice, OpenOffice, iWork, etc puede provocar que tras la modificación de un archivo, cuando lo abre otra persona ocurran errores de versión e incompatibilidades.

Es muy comprensible. Un archivo creado con el Office 2016 que luego es editado con el office 2003, ¿no es normal que salga algún error? El 2003 pierde los formatos nuevos que vienen con el 2016. Puede que si se abrió con LibreOffice alguna característica no es 100% compatible con la original. Se pueden ver errores de este tipo: “Excel no puede abrir el archivo porque el formato o la extensión de este no son válidos“?

Este error puede deberse a que simplemente la extensión es xls en vez de xlsx o viceversa. Por supuesto también si se ha editado con otro programa o versión de Office que no ha mantenido el formato original. Estos tipos de errores vienen desde muy antiguo. Hay miles de páginas en Internet hablando sobre ese problema. Ahora con la nube y el trabajo remoto, este abanico de versiones se dispara y un compañero no tiene por qué tener la misma versión que otro.

Un archivo docx por ejemplo no puede abrirse sin dar error con una versión de Office previa a 2007. Si se va a Archivo -> Información -> Comprobar si hay problemas y finalmente en Comprobar compatibilidad se obtendría un informe de posibles problemas. Habría que darle a Guardar Como … o a exportar a otro formato para que en el futuro vaya bien.

Apple iWork tampoco se libra de esta lucha con las versiones y compatibilidades. Cuando se abre un word casi siempre aparece que algunos formatos no se pueden mantener o no existen.

iWork. A este documento le faltan tipos de letra.

 

¿Qué hacer para solucionarlo en su empresa?

Asegurarse de que todos los compañeros usan una misma versión de editor, o bien si son diferentes, que las que usen no generen estos conflictos.

Hay que definir una política de versiones de software en la empresa para esto. Lo ideal, todos con la misma versión, o si no, más de esto:

Comprobador de compatibilidad de Excel

¿Qué pasa si uso un servicio en la nube para editar documentos? Si este mensaje aparece usando Dataprius hay que recordar que es un mensaje de error estándar de Excel tras su apertura. Dataprius descarga en una carpeta temporal el archivo que acabas de abrir haciendo doble click y luego hace una llamada al sistema para que se abra el programa asociado.

Ocurre lo que hemos comentado. Se ha perdido el formato en algún momento. Puedes mirar el historial de acciones sobre ese archivo y ver quienes han modificado el archivo e indagar qué versión ha sido la utilizada y en qué momento se corrompió el formato de compatibilidad. Incluso se podrán recuperar autocopias o backups del mismo o restaurar o exportarlo a un formato de nuevo compatible. Pero para evitar que ocurra en el futuro hay que usar siempre que se pueda la misma versión.

Como decíamos antes, estos tipos de problemas existían antes de la nube, pero con ella, al ser más ágil y rápido el acceso a un archivo pueden aparecer con más frecuencia. La solución es fácil, usar todos la misma versión para que no generen incompatibilidades.

Algunos enlaces donde Microsoft habla de esto y propone soluciones:

 

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