Trabajo sin papel. Empresas que olvidaron el papel hace tiempo.

¿Cuando fue la última vez que usaste un papel en tu empresa? Si respondes que: en dos ocasiones  o menos, durante el último mes, es que tu empresa está ya entre las consideradas Empresas sin papel.

Cualquier empresa que usa la tecnología ha dejado de utilizar el papel hace tiempo.

Hoy en día y solo en casos muy puntuales sigue siendo necesario el uso del papel. Cualquier empresa que utilice aún el papel de forma intensiva puede ser considerada como atrasada tecnológicamente. Una curiosidad, en los formularios para solicitar un crédito para empresas en los Estados Unidos se pregunta por la tecnología usada por la empresa como factor a valorar, las tecnologías Cloud y el abandono del papel puntúan en esto.

Para las empresas adaptadas a la tecnología el proceso de dejar de usar el papel ha sido progresivo.

Con el papel en las empresas ha pasado como con aquellas agendas a modo de libro dónde se apuntaban a bolígrafo contactos y números de teléfono, hoy todo el mundo tiene su agenda de contactos en el teléfono móvil. De hecho cuando se cambia de móvil es el mayor motivo de preocupación de todo el mundo.

En las empresas, lo que ha acabado con el papel de forma definitiva, no ha sido el formato digital de los documentos por si solo.

Lo que ha acabado realmente con el uso de documentos en formato físico o impresos ha sido la Nube y la facilidad con se accede a la lectura de los archivos desde cualquier dispositivo. Tener a disposición los archivos en Cloud y que estén disponibles en cualquier lugar, en cualquier momento sobre cualquier dispositivo ha eliminado el uso del papel.

Este cambio se ha producido de forma progresiva e imparable. De hecho, el no poder disponer de un documento en nuestra tablet, móvil u ordenador es ya algo irritante para muchas personas.

Cuando hace tiempo comenzó a extenderse el uso de los documentos en formato digital, muchos se aventuraron a vender la idea de la “Oficina sin papel”. Esa idea no se podía materializar del todo porque no existían los medios para la lectura de esos documentos de forma cómoda y ubicua.

La vieja idea de la oficina sin papel que no podía llevarse a cabo.

Cuando surgió esta antigua idea, muchas empresas se lanzaron a la digitalización de documentos y a utilizar medios de almacenamiento de los archivos que hoy en día ya han quedado un tanto obsoletos. Digamos que el concepto iba ligado más al almacenamiento que a la disponibilidad.

Con esa primera fase de obligarse a tener los documentos en formato digital se obtuvieron algunos beneficios obvios:

• Un ahorro de espacio. Se eliminaba de la empresa el espacio dedicado al almacenamiento de los documentos y carpetas en formato físico.
• Agilidad en la gestión. Buscar  y disponer de un documento en papel consume una tremenda cantidad de tiempo comparado con la rapidez de los archivos digitales.
• Información actualizada. Los documentos en papel y almacenados en formato físico pueden quedarse obsoletos y han de sustituirse, la actualización de documentos en digital es inmediata.
• Seguridad de la información y capacidad de copias. A pesar de las dudas iniciales se comprobó que la permanencia y seguridad de los archivos digitales es mucho mayor que cuando se almacenan en un lugar físico. Poder hacer copias completas y mandarlas a otra localización es la característica del formato digital más determinante en esto.

A pesar de obtener estos beneficios la solución no lograba eliminar el papel tal y como prometía. La disponibilidad de los archivos y su facilidad de acceso quedaban relegadas a la localización física de la empresa.

Instalar un servidor o almacenar los archivos en un disco duro en la empresa sólo servía para aprovechar los beneficios anteriores de puertas adentro y de forma limitada. Si por ejemplo un empleado necesitaba leer un documento, necesitaba estar  sentado delante de un ordenador de la empresa conectado al sistema de almacenamiento. Además los medios empleados para el almacenamiento no permitían el uso de dispositivos móviles para la simple lectura de los archivos.

Con la Nube ya fue posible deshacerse del papel.

Tras haberse implantado el uso del formato digital llegó el uso de la Nube, esta era la tecnología que faltaba para dejar de usar los documentos en formato físico o impresos.

La Nube no solo  resolvía el problema del almacenamiento abordado en un primera etapa cuando se perseguía la idea de la “Oficina sin Papel”. La llegada de la Nube ha aportado otras ventajas necesarias en la empresa:

• Ubicuidad en el acceso a los documentos. Desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier tipo de dispositivo. Con el tiempo las personas se fueron acostumbrando a leer documentos en formato digital, al principio con los libros digitales pero ahora desde el teléfono móvil y las tablets.  Ahora la tendencia es no solo consultar sino modificar y editar esos archivos desde los propios dispositivos.
• Seguridad de los documentos.  Con el uso de la Nube las empresas delegan el tema de la seguridad en determinados  proveedores de almacenamiento. Mantener la seguridad y la integridad de los archivos ya no es un problema que deba abordar la empresa con sus propios criterios o medios.
• Legalidad de los datos almacenados. Con el uso de proveedores que cumplen las normas legales para el almacenamiento de los archivos. La empresa se libera de protocolos, auditorías y diversas acciones. Unas tareas encaminadas al cumplimiento de las leyes de protección de datos como el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) o la vigente Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
• Medidas de control, copias de seguridad y evitar pérdidas. Los sistemas en la Nube ya se encargan también de estas necesidades. Los antiguos sistemas de almacenamiento “en casa” no estaban dotados de estar importantes características.

Redes de acceso a documentos o Intranets de coste Reducido.

Una vez abandonado el uso del papel, antes de usar la tecnología Cloud cualquier empresa que tenía más de una sucursal o centro de trabajo se veía obligada a montar una Intranet para los documentos. El almacenamiento en Cloud también proporcionó una solución directa a esta necesidad, el mismo sistema en la Nube se usa desde cualquier lugar y de la misma forma.

Un beneficio en eficiencia y ecológico.

Las empresas que ya no usan el papel son mucho más eficientes que antes. Al usar la Nube se evitan desplazamientos innecesarios, se permite la flexibilidad de horarios y la conciliación laboral y familiar, esto antes no era posible.

El ahorro en desplazamientos por la necesidad de consulta o uso de documentos de la empresa incide directamente en la limpieza del aire de la ciudades, se consumen menos combustibles y por tanto menos carbono para el aire.

A lo anterior hay que sumar el evidente beneficio ecológico de no consumir papel. No solo por la degradación del medio ambiente producida por la tala de árboles, el propio proceso de fabricación y extracción de la celulosa es altamente contaminante y emisor de carbono.

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