El Archivo Digital en la era del Cloud Computing

Hablamos del salto hacia la Nube que ha experimentado el Archivo Digital de la empresa en los últimos tiempos.

Cualquier empresa maneja un repositorio de documentos digitales que ha de gestionar.

Existen dos categorías de documentos en función del uso que se hace de ellos.

Por un lado tenemos los documentos de uso reciente o simplemente en uso. Por otro lado tenemos los documentos que actualmente no se utilizan y que necesitan ser almacenados, esos son los que constituyen el Archivo Digital. Otra forma de denominarlo es el Archivo Histórico.

Distinguir bien, los documentos que ya no van a ser utilizados y proceder a su archivado incrementa mucho la eficiencia en el tratamiento de documentos de la empresa.

Ilustración archivado digital de documentos

Cada empresa tiene sus propios criterios dependiendo de su actividad empresarial o comercial.

Normalmente, el archivado se realiza atendiendo a proyectos, actividades en curso o a la vigencia temporal de los documentos. Si un proyecto está totalmente finalizado se procede a su archivado. En muchos casos, el cierre de cuentas anual, suele ser el momento idóneo para organizar y guardar todos los ficheros del año anterior.

Antiguos soportes. Archivadores de papel, discos duros y servidores.

El almacenamiento de los documentos archivados de la empresa ha ido experimentado un evolución con el paso del tiempo. Sobre todo considerando los soportes.

Del papel pasamos al formato digital.

Almacenamiento de documentos en papel.

Las dos grandes ventajas del formato digital eran que: no ocupa apenas espacio y que dentro de la red informática de la empresa los empleados podían acceder a los documentos al mismo tiempo. Ya no había que desplazarse a lugar del archivo y el acceso es inmediato.

Además de lo anterior, los discos duros podían ser copiados a otros discos para mantener alejada la copia de posibles incidentes o catástrofes en el lugar de almacenamiento.

Los problemas de los discos duros y de los servidores locales.

Aunque el almacenamiento local en formato digital supuso un increíble avance, aún tenía una serie de inconvenientes.

  • Ahora ante un desastre local como un incendio también había que afrontar otros peligros como la rotura de los dispositivos, las pérdidas por virus e incluso porque el soporte se estropease como pasaba con los CDs.
  • El mantenimiento de estructuras informáticas era un coste adicional en la empresa.
  • El acceso externo, desde lugares alejados de la oficina no era posible.

Llega el Cloud Computing para el archivado de ficheros.

Para resolver los problemas que aún existían aparece la tecnología Cloud.

Ahora los archivos se pueden almacenar en un lugar alejado, accesible desde cualquier otro lugar con conexión a Internet, pagando justo por lo que se necesita y con una durabilidad garantizada por el proveedor.

El archivado en Cloud está protegido ante catástrofes naturales porque los Centros de Datos (Datacenters) dónde se guardan los datos cuentan con estas medidas de protección.

Imagen armarios rack de Datacenter Microsoft Azure
Datacenter Microsoft Azure

Hoy en día, todas las grandes empresas del mundo almacenan sus datos en la Nube. Pero lo mejor es que este almacenamiento está disponible también para Pymes.

Algunos de los grandes proveedores de almacenamiento a nivel mundial son:

Los servicios de almacenamiento de estos grandes proveedores son muy básicos, (no queremos decir sencillos) nos referimos a que en realidad están orientados a programadores. No pueden ser utilizados directamente por los usuarios.

Muchas empresas incorporan estos almacenamientos en su software, es decir, adaptan sus programas para usar el almacenamiento de sus documentos en alguno de esos grandes proveedores.

La otra opción para archivar los documentos de la empresa es contratar una aplicación o servicio Cloud. No nos referimos a las populares aplicaciones como Dropbox o Drive , que son almacenamientos en la Nube para uso personal y que no sirven para empresas.

Dos aplicaciones para empresas y de sencillo uso son:

Además de una archivo digital, las aplicaciones Cloud permiten el uso diario de los documentos. Es decir bastaría con determinar que carpetas son históricas y cuales de uso frecuente. Lo importante es que se disponga de una herramienta de búsqueda potente.

En resumen. Ahora el archivo digital está en la Nube y por tanto: es ubicuo, accesible desde cualquier lugar, se paga por consumo y con protección ante incidentes.

Comparado con los costes de un almacenamiento local o de la contratación de un servicio de almacenamiento físico el ahorro que proporciona la Nube es sustancial.

En nuestros días además hay que considerar la permanencia que debemos otorgar a esos archivos y el cumplimiento de la normas de protección de datos RGPD.

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