El teletrabajo fue la solución para muchas empresas y un desastre para otras. Han pasado y seis meses desde que se decretó el confinamiento, se ha escrito y analizado bastante la situación que provocó la imperiosa necesidad del teletrabajo.
No es cierto que no existiera la tecnología
La tecnología en la Nube o Cloud computing lleva muchos años ofreciendo soluciones para las empresas, una de sus principales ventajas siempre fue la ubicuidad, el trabajo desde cualquier lugar en cualquier momento y sin depender de instalaciones locales (oficina).
Aquí deberíamos hacer referencia a los negacionistas del Cloud, durante años muchos departamentos de informática o servicios informáticos de las empresas se han negado al uso de sistemas en la Nube y a reconocer sus ventajas, estos han sido los peor parados de la crisis del confinamiento.
Tan cierto es que existían los medios que durante la primera semana de confinamiento el soporte técnico de Dataprius recibía unas 60 llamadas al día, 100 emails de consultas de los usuarios y el sistema movió 47 Tbs de archivos.
Ignorar la evolución de los sistemas digitales en nuestros días tiene consecuencias tarde o temprano. Las empresas que ignoraban los medios y que no estaban preparadas para el teletrabajo tampoco lo han estado nunca para mantener una adecuada relación digital con sus clientes, para la conciliación laboral, para la flexibilidad de horarios e incluso para reducir la huella de carbono que produce el tráfico rodado al trasladarse los empleados a los oficinas.
Una precipitada y desastrosa incorporación al teletrabajo
Se han producido situaciones de todo tipo en aquellas Pymes que no estaban preparadas para ofrecer acceso remoto a la información o los documentos de la empresa.
Las empresas buscaron soluciones rápidas como:
- Lanzarse a hacer videoconferencias como si no hubiera un mañana. Algunos empleados se encargaban de copiar documentos relevantes de la empresa en dispositivos físicos y luego gestionarlos y transmitirlos por ese medio.
- Instalar software de control remoto de los equipos de la oficina. Dejando los ordenadores permanentemente conectados para hacer sesiones remotas desde casa. Sin considerar problemas de seguridad, lentitud, cortes y caídas de los sistemas.
- Copiar todos los archivos a Dropbox o Drive para que luego los empleados se sincronizaran desde casa. Un caos de organización documental, de protección de datos y de seguridad, repartiendo los ficheros no se sabe ni en cuantos ordenadores.
- Abrir los servidores o dispositivos locales de las oficinas para el acceso a los documentos desde Internet. Al hacer esto se ha comprometido gravemente la seguridad de la empresa, muchas han sido víctimas de ataques y pérdidas de información.
El motivo en los peores escenarios ha sido la descentralización.
El motivo de que mucha Pymes se sumieran en un auténtico caos ante el reto del teletrabajo fue realmente el desconocimiento y la falta de organización. No hablamos del desconocimiento del Cloud Computing, que es bastante grande, hablamos de la informática básica de empresa.
Es sorprendente, pero abundan las Pymes dónde cada empleado hace el trabajo con los archivos de la empresa por su lado y a su manera. Me refiero a que no se conocen los fundamentos del trabajo en Red y Centralizado. Si por ejemplo, Pedro elabora un presupuesto, lo hace en su propio ordenador, lo almacena en su propio ordenador y lo envía posteriormente con su propio Outlook.
La información de esta empresa se encuentra repartida y dispersa en los distintos ordenadores o dispositivos. No se dispone de una centralización de la información ni de unas pautas organizativas de los datos. Esto no solo impide el teletrabajo, crea una gran ineficacia operativa que se traduce en grandes pérdidas de tiempo y una gran inseguridad de los datos de la empresa.
La desorganización en las Pymes. El problema de base para el teletrabajo y para la adopción de nuevas herramientas.
Cualquier herramienta para el trabajo remoto o en la Nube que facilite el teletrabajo necesita que la empresa tenga criterios organizativos en cuanto a la información y los documentos.
Las Pymes con tal grado de desorganización como el descrito anteriormente, tienen un grave problema operacional que no hace más que incrementarse con el transcurso del tiempo. Este trabajo descentralizado provoca entre otros los siguientes efectos:
1) El 80% del tiempo de trabajo con los archivos se emplea en buscar esos archivos. En cuanto se necesita un archivo asociado a un proceso de trabajo,ha de realizarse un proceso de búsqueda que consume mucho más tiempo y recursos que el trabajo en si mismo.
2) No se puede realizar un seguimiento del trabajo realizado o en curso porque la información de la Pyme se encuentra dispersa. Al no tenerse un lugar central de almacenamiento de la información, es imposible tener una visión completa de las actividades realizadas y un control de las mismas.
3) La Pyme no puede trabajar en equipo ni realizar trabajo colaborativo. Esto se traduce en una interacción directa y personal con el resto de empleados, una video conferencia más, en lugar de acudir a un repositorio de archivos y comprobar cada uno de forma independiente la información existente.
4) La ausencia de un empleado provoca situaciones problemáticas al no estar disponible de forma inmediata la información sobre su actividad. Lo peor es si dicho empleado causa baja.
5) Ante una incidencia en algún ordenador, de algún empleado, la empresa se ve comprometida ante la pérdida de información que almacenaba dicho ordenador. Las roturas de ordenadores o los virus provocan pérdidas de información con graves perjuicios.
6) No se pueden realizar copias de seguridad de la información de la empresa por estar deslocalizada. Como los archivos están repartidos en multitud de lugares no se puede hacer una copia completa de los datos de la empresa.
7) Los tiempos de respuesta ante una solicitud de archivo por parte de un cliente son inasumibles. El cliente aprecia esto como un retraso inexplicable y un mal servicio.
8) Por supuesto, para estas Pymes el teletrabajo es un infierno.
El problema no ha terminado tiene una segunda fase que es la actual.
Ahora estamos en la fase en que las Pymes descubren que esas herramientas que incorporaron para el teletrabajo no son las adecuadas.
Las empresas se han lanzado a usar aplicaciones o sistemas muy populares pero que no son adecuados para el uso empresarial. Tanto para la videoconferencia como para al almacenamiento de archivos se han usado masivamente herramientas de Google o Dropbox.
No solo me refiero a la operativa de esos sistemas, es que se han ignorado criterios como la seguridad y la protección de datos.
Por ejemplo, en estos momentos todas la empresas que usan Dropbox incumplen las leyes europeas de protección de datos porque Privacy Shield está anulado y ese sistema realiza transferencias de datos a los Estados Unidos.
Antes de redactar este artículo mi compañero me comentaba que había recibido un email del colegio de su hija concertando una video conferencia con Google Meet, habrá datos de menores en circulación, eso tenemos.
Es el momento de la adaptación
Es momento de adaptación. Tras la primera toma de contacto y el caótico escenario inicial que se justifica por una falta de preparación y la precipitación, Pymes, autónomos y grandes empresas deben adoptar nuevas metodologías de trabajo.
Se deben usar las herramientas adecuadas y adoptar criterios organizativos destinados a la centralización y organización de la información. El cambio no solo permitirá el teletrabajo, también una mejora operativa de las empresas.
No olvidemos que teletrabajar y aprender a utilizar nuevas herramientas son parte de la “nueva normalidad” laboral.
La verdad es que el teletrabajo presenta ventajas y desventajas y si consigues conciliarlo con tu vida personal puede ser muy beneficioso.