Top 6 herramientas Cloud útiles para mejorar los procesos de tu negocio en 2022

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Cada día son más las empresas que se vuelcan completamente al mundo digital. Hay todo un mundo por descubrir y las ventajas parecen superar con creces los inconvenientes.

Se trata de una apuesta a largo plazo. Aunque al principio parezca que solo estamos invirtiendo tiempo y dinero para nada, a la larga lo agradeceremos.

Si decidimos invertir en modernizar nuestra empresa, hoy en día la mejor opción es apuntar hacia herramientas o software que funcionen y guarden la información en la nube.

El Cloud o nube es una de las tecnologías que está revolucionando el mundo de los negocios ya que nos permite trabajar de manera más libre, sin tener que renunciar a ningún recurso.

Esto puede mejorar la productividad y hacernos ahorrar gastos con apenas una pequeña inversión inicial.

En este artículo recopilaremos algunas ideas de cómo puedes implementar la tecnología en el cloud para modernizar y mejorar los procesos de tu negocio.

Usando software en la Nube

6 Softwares En La Nube Para Agilizar Tu Negocio

1. OCR

Un OCR es un programa de reconocimiento óptico de caracteres. Quizás esto no te diga nada, pero se trata de una de las herramientas más útiles y con mayor desarrollo de los últimos años.

La mejor manera de explicar su funcionamiento es con un ejemplo práctico. Muchas veces hemos necesitado que nos enviaran un documento y, en vez de recibirlo en formato PDF o DOC, hemos recibido una foto hecha con teléfono móvil o un documento escaneado.

Además de que el tamaño del archivo se multiplica por cuatro o cinco, el archivo de imagen es básicamente inutilizable. No podemos seleccionar y copiar el texto, ni encontrarlo en la base de datos.

Para eso necesitamos un OCR. No es necesario instalar ningún software ya que la gran mayoría de estas herramientas funcionan en la nube. Por lo que utilizando el reconocimiento de imágenes con una API OCR, simplemente subimos el archivo a la nube, y el programa se encarga del resto.

En pocos segundos tendremos un archivo nuevo con los caracteres editables, datos y metadatos correspondientes. Un OCR es la herramienta definitiva si queremos digitalizar nuestra empresa, ya que podremos decir adiós a los documentos en papel y podremos unificar el formato de todos los archivos importantes.

Software OCR

2. Almacenamiento

El almacenamiento en la nube es quizás la herramienta que ha llevado esta tecnología a lo más alto y la ha popularizado entre el gran público.

Ha sido toda una revolución ya que de golpe se ha podido prescindir de los discos duros físicos a la vez que podíamos acceder a todos nuestros documentos desde cualquier lugar, necesitando solamente una conexión a internet.

En el caso de las empresas esto ha supuesto un antes y un después. De golpe, gracias al almacenamiento de datos en la nube, en todo momento podíamos acceder a la información necesaria como informes o documentos, sin necesidad de estar físicamente en el lugar.

El uso de este tipo de tecnología también supone un nivel de seguridad mayor. Por un lado, por sus medidas de seguridad. Todas las herramientas de almacenamiento en la nube cuentan con protocolos avanzados de cifrado que hacen casi imposible que se pueda acceder a ellos sin autorización.

Por otro, porque nos facilita el poder realizar copias de seguridad de manera automática. Estas copias se almacenan en la misma nube y nos permiten recuperar documentos que hayamos borrado por error.

No hay motivos para no migrar todos nuestros documentos a la nube. Es fácil, seguro y completamente accesible.

3. CRM

Los CRM son softwares que nos ayudan a gestionar lo relacionado con el marketing y las interacciones que tenemos con los clientes.

Si bien pueden parecer conceptos relativamente nuevos, los CRM llevan mucho tiempo siendo de las herramientas más utilizadas por las empresas.

Su utilidad salta a la vista, poder disponer de todos los datos relevantes de nuestros clientes nos ayuda tanto a mejorar la atención al cliente como a realizar estrategias de marketing específicas que den en el clavo.

No obstante, en los últimos años, se han convertido en herramientas aún más útiles al implementar la tecnología cloud.

Ahora, no solo disponemos de toda la información valiosa mencionada anteriormente sino que está completamente disponible y accesible para cualquier persona que tenga una conexión a internet y las credenciales para entrar.

No son necesarios programas para instalar, ni siquiera tener una base de datos almacenada en un ordenador. Todo está en la nube. De esta manera, además de ganar comodidad, ahorramos costes de mantenimiento, gestión y actualización. Incluso se ahorra en gastos corrientes.

Si tu negocio no utiliza un CRM, o si tienes uno que aún funciona de manera local, es el momento de actualizar y migrar hacia un CRM Cloud.

4. Oficina virtual

Como ya hemos dejado entender varias veces en este artículo, la tecnología cloud es la gran aliada del trabajo remoto. Nos da todas las facilidades para poder evitar tener que desplazarnos a un lugar físico para realizar nuestro trabajo.

La oficina virtual o suite de oficina es un conjunto de todas las herramientas necesarias para administrar, gestionar, crear y almacenar archivos desde la nube.

En principio, el tipo de archivos que se podían crear era limitado, pero actualmente podemos encontrar todos los archivos más útiles: hojas de cálculo, presentaciones, procesador de texto o formularios.

La gran ventaja, además de que nos permite crear y acceder a documentos desde donde quiera que nos encontremos, es que también nos permite compartir y colaborar con varias personas.

Con solo compartir un enlace, podemos enviar un archivo a cualquier persona, sin tener que preocuparnos por la compatibilidad de su ordenador o programa. Simplemente con tener un navegador o conexión a internet podrá no solo acceder a él, sino también modificarlo y editarlo.

Además, nos permite colaborar con varias personas y modificarlo en tiempo real. Algo que es realmente útil cuando tenemos que trabajar en equipo sobre un mismo documento.

5. Facturación

No es necesario investigar mucho para conocer los beneficios que un programa de facturación puede aportar. Miles de negocios, empresas y autónomos pueden dar fe de ello.

Hoy en día la mejor manera para mantener las cuentas al día y evitar sorpresas es utilizar un software de facturación que nos ayude a catalogar, crear y gestionar todas las facturas.

Sin embargo, muchos de sus usuarios a menudo pasaban más tiempo fuera que dentro de la oficina, lo que hacía que terminaran perdiendo más tiempo volcando datos del que realmente podían ahorrarse utilizando este tipo de software.

Por suerte, la tecnología cloud también ha llegado a los programas de facturación. Ahora, todas nuestras facturas están disponibles en la nube, accesibles en pocos segundos y a un clic de distancia.

No solo podemos descargar nuestras facturas, también podemos generarlas, consultarlas y ver informes o cualquier otro tipo de información que necesitemos sobre nuestra facturación.

Algo tan complejo como la declaración trimestral del IVA o del IRPF, puede hacerse, por ejemplo, directamente desde un teléfono móvil mientras estamos en la playa. 

Al tener todas las facturas ordenadas y almacenadas en un mismo lugar, el programa se encarga de preparar las facturas para los trámites necesarios. Solo debemos encargarnos de descargarlas y subirlas a la página de la agencia correspondiente.

6.Comunicación

La comunicación es la clave del éxito de toda empresa o negocio. Si hay buena comunicación entre compañeros, la colaboración será óptima.

Una mala comunicación puede llevar a malentendidos, lo cual puede suponer una fecha de entrega errónea o pérdidas a nivel económico, y queremos evitarlo a toda costa.

Sin una comunicación fluida y constante, no se puede llevar adelante un negocio. Todas las partes del engranaje deben estar al tanto de lo que pasa, tener claro lo que deben hacer y cómo hacerlo.

Además, debe ser cómoda y rápida, de manera que sea fácil avisar en caso de que haya alguna incidencia o debamos comunicar alguna particularidad a otra persona.

La aplicación de la tecnología cloud también ha llegado a la comunicación para facilitarnos todo este proceso. De hecho, los programas de comunicación y mensajería han sido de los pioneros en ver la utilidad de la nube y empezar a utilizarla.

Hay miles de programas distintos que nos pueden ayudar a mejorar la comunicación interna de nuestro negocio. Es importante elegir cuál es la que mejor se adapta a lo que necesitamos.

Algunas tienen un perfil más personal, que se utiliza sobre todo para comunicarse con seres queridos, familiares, amigos etc. y otras enfocadas más al mundo laboral. La diferenciación entre comunicaciones laborales y personales es clave para poder desconectar y mantener todo en su sitio.

Es necesario buscar herramientas que tengan la mayor cantidad de funcionalidades posibles. Además del chat escrito, que podamos hacer videollamadas, llamadas por audio o incluso compartir archivos de manera fácil y rápida sin necesidad de descargar un programa.

Con una pequeña búsqueda, encontraremos miles de opciones. Si hacemos una búsqueda más extensiva, podremos elegir el más adecuado a nuestro negocio.

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  1. En el caso de nuestra empresa, utilizamos un CRM Cloud que nos ha permitido gestionar todos nuestros procesos desde un solo lugar, adicionalmente para nuestros clientes que contratan su servicio de GPS. Esto nos ha permitido tener control de los datos de los clientes, los procesos comerciales con cada cliente, el estado de la venta e incluso la facturación y estado de las cotizaciones. Ha sido una gran ayuda, especialmente en esta era donde hemos migrado al trabajo en casa, desde el cual nuestros empleados pueden conectar al crm que está en la nube.
    Muy buen articulo.
    Diana Triana
    Analista de software

    Colombia